Nhắc đến máy photocopy, nhiều người vẫn nghĩ đây chỉ là thiết bị dùng để tạo thêm một bản sao từ tài liệu giấy. Trên thực tế, các dòng máy photocopy Ricoh hiện nay thường tích hợp nhiều chức năng hơn: in từ máy tính, scan tài liệu, gửi tệp qua mạng, xử lý hai mặt và hỗ trợ quản lý việc sử dụng trong văn phòng.
Không phải model nào cũng có đầy đủ mọi chức năng, và doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải dùng hết các tính năng có sẵn. Điều quan trọng là hiểu máy có thể hỗ trợ công việc nào để lựa chọn cấu hình phù hợp và tránh đầu tư vào phần không cần thiết.
In tài liệu từ nhiều máy tính trong cùng mạng
Khi được kết nối mạng nội bộ, máy photocopy Ricoh có thể hoạt động như một máy in dùng chung. Nhiều nhân viên gửi lệnh in đến cùng một máy mà không cần chép tệp ra USB hoặc chuyển tài liệu sang một máy tính trung gian.
Với văn phòng có nhiều người dùng, cách này giúp tập trung việc in ấn, tận dụng khay giấy lớn và khả năng in liên tục của máy. Bộ phận phụ trách cũng dễ theo dõi tình trạng giấy, mực và xử lý lỗi hơn so với việc bố trí nhiều máy nhỏ ở từng bàn.
Scan hồ sơ thành tệp điện tử
Scan là một trong những chức năng được dùng nhiều nhất ngoài photocopy. Tùy cấu hình, máy có thể quét tài liệu thành PDF hoặc hình ảnh rồi lưu vào thư mục mạng, gửi đến email, lưu trên USB hoặc chuyển đến máy tính đã cài đặt sẵn.
Nếu máy có bộ nạp bản gốc tự động, người dùng có thể đặt một tập hồ sơ để quét liên tục. Một số bộ nạp hỗ trợ quét hai mặt, phù hợp khi cần số hóa hợp đồng, chứng từ hoặc tài liệu lưu trữ. Trước khi chọn máy, nên kiểm tra tốc độ scan, khả năng quét hai mặt và nơi nhận tệp có phù hợp với quy trình đang dùng hay không.
In và sao chụp hai mặt tự động
Chức năng đảo mặt giúp máy in hoặc photocopy trên cả hai mặt giấy mà người dùng không phải lật thủ công. Tính năng này hữu ích với tài liệu nội bộ, báo cáo và hồ sơ nhiều trang, vừa giảm thao tác vừa hạn chế nhầm thứ tự trang.
Để sử dụng hiệu quả, cần cài đúng khổ giấy, chiều đóng gáy và tùy chọn hai mặt trên trình điều khiển in. Nhiều trường hợp người dùng cho rằng máy bị lỗi nhưng nguyên nhân chỉ là thiết lập in trên máy tính chưa đúng.
Thu nhỏ, phóng to và sắp xếp nhiều trang
Máy photocopy Ricoh có thể hỗ trợ thu nhỏ hoặc phóng to tài liệu theo tỷ lệ, ghép nhiều trang lên một mặt giấy, chia bộ và sắp xếp bản sao. Đây là các chức năng hữu ích khi chuẩn bị tài liệu họp, tài liệu học tập hoặc bản nháp nội bộ.
Một số cấu hình còn có bộ hoàn thiện để bấm kim hoặc phân bộ. Tuy nhiên, đây thường là tùy chọn gắn thêm, không phải máy nào cũng có. Doanh nghiệp nên xác định tần suất sử dụng trước khi lựa chọn.
In tài liệu có kiểm soát
Ở một số dòng máy, người dùng có thể đặt mã trước khi lệnh in được xuất ra. Tài liệu chỉ được in khi người gửi đến máy và nhập đúng mã. Cách này giúp hạn chế tài liệu nhạy cảm nằm lâu trên khay nhận giấy, đồng thời giảm những lệnh in nhầm nhưng không ai đến lấy.
Máy cũng có thể hỗ trợ mã người dùng hoặc thống kê sản lượng theo bộ phận, tùy model và cách cấu hình. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp biết mức sử dụng tương đối, nhưng cần thiết lập và quản lý mã rõ ràng để tránh gây bất tiện cho nhân viên.
Hỗ trợ xử lý nhiều khổ và loại giấy
Nhiều máy photocopy Ricoh văn phòng hỗ trợ từ A5 đến A3, có nhiều khay giấy và khay tay dành cho loại giấy ít dùng. Người dùng có thể để sẵn giấy A4 ở khay chính, giấy A3 hoặc giấy tái sử dụng ở khay khác, sau đó chọn đúng nguồn giấy khi in.
Khả năng xử lý giấy phụ thuộc vào từng model và định lượng giấy cho phép. Không nên tự ý đưa giấy quá dày, giấy ẩm, giấy có ghim hoặc vật liệu không phù hợp vào máy vì có thể gây kẹt giấy và làm hỏng cụm kéo giấy hoặc cụm sấy.
Có thể thay thế hoàn toàn mọi máy in và máy scan không?
Không nhất thiết. Máy photocopy phù hợp với công việc dùng chung và sản lượng tương đối đều. Một số vị trí vẫn cần máy in cá nhân để in nhanh vài trang, máy scan chuyên dụng để số hóa tốc độ cao hoặc máy in màu chuyên cho yêu cầu chất lượng đặc biệt.
Doanh nghiệp nên xem máy photocopy Ricoh như một trung tâm xử lý tài liệu dùng chung. Trước khi mua hoặc thuê, hãy xác định sản lượng, số người sử dụng, nhu cầu A3, in màu, scan hai mặt và cách nhận tệp. Từ đó mới chọn model và cấu hình vừa đủ, thay vì chọn theo danh sách tính năng càng nhiều càng tốt.
