Từ khi bắt đầu hoạt động vào năm 2012 đến nay, Phước An đã có hơn 10 năm làm việc với máy photocopy và nhu cầu sử dụng thực tế tại các doanh nghiệp.
Trong khoảng thời gian đó, công nghệ máy photocopy thay đổi, các dòng máy mới liên tục xuất hiện và nhu cầu của doanh nghiệp cũng khác trước. Nhưng có một điều gần như không thay đổi: doanh nghiệp cần một chiếc máy đáp ứng được công việc và một đơn vị có thể hỗ trợ khi máy phát sinh vấn đề.
Đó cũng là hướng Phước An lựa chọn để phát triển dịch vụ trong nhiều năm qua.
Từ máy photocopy đến nhu cầu thực tế của doanh nghiệp
Khi lựa chọn máy photocopy, thông số kỹ thuật đương nhiên quan trọng. Tốc độ bao nhiêu trang mỗi phút, có in hai mặt hay không, khả năng scan thế nào, khay giấy bao nhiêu...
Nhưng sau khi máy được đưa vào sử dụng, doanh nghiệp thường quan tâm đến những vấn đề thực tế hơn:
- Máy có đáp ứng được sản lượng hàng ngày không?
- Khi nhiều người cùng sử dụng, máy có hoạt động ổn định không?
- Chi phí mực và bản in như thế nào?
- Máy thường xuyên kẹt giấy thì nguyên nhân ở đâu?
- Khi xảy ra sự cố, công việc sẽ bị gián đoạn trong bao lâu?
- Máy hiện tại có còn phù hợp khi nhu cầu của doanh nghiệp tăng lên?
Qua quá trình cung cấp, bảo trì và sửa chữa máy photocopy, Phước An nhận thấy rằng lựa chọn một chiếc máy phù hợp ngay từ đầu có thể tránh được khá nhiều vấn đề về sau.
Một văn phòng có sản lượng vài nghìn bản mỗi tháng không nhất thiết phải sử dụng một chiếc máy có cấu hình quá lớn. Ngược lại, một bộ phận thường xuyên in với sản lượng cao sẽ gặp nhiều bất tiện nếu chọn máy chỉ vì chi phí đầu tư hoặc giá thuê ban đầu thấp.
Máy phù hợp không phải máy mạnh nhất, mà là máy đáp ứng đúng công việc cần thực hiện.
Vì sao Phước An tập trung vào máy photocopy Ricoh?
Thay vì trải rộng sang nhiều loại máy và nhiều thương hiệu khác nhau, Phước An tập trung chủ yếu vào hệ máy photocopy Ricoh.
Việc làm việc lâu dài với một hệ máy giúp đội ngũ kỹ thuật tích lũy kinh nghiệm thực tế về cấu tạo, đặc điểm vận hành, các linh kiện hao mòn và những lỗi thường xuất hiện trên từng dòng máy.
Điều này có ý nghĩa không chỉ khi sửa chữa.
Kinh nghiệm kỹ thuật còn giúp đánh giá một chiếc máy cũ còn phù hợp để tiếp tục sử dụng hay không, dòng máy nào phù hợp với sản lượng của khách hàng, linh kiện nào cần theo dõi và khi nào chi phí tiếp tục sửa chữa không còn hợp lý.
Đó là những thông tin khó có thể đánh giá chỉ bằng bảng thông số của máy.
Cho thuê máy photocopy dần trở thành dịch vụ trọng tâm
Doanh nghiệp có thể mua máy photocopy để sở hữu và chủ động sử dụng lâu dài. Đây vẫn là lựa chọn phù hợp trong nhiều trường hợp.
Tuy nhiên, thực tế cũng có nhiều doanh nghiệp không muốn dành nguồn lực để quản lý một chiếc máy: từ chi phí đầu tư ban đầu đến mực, linh kiện, bảo trì và những lần sửa chữa phát sinh.
Mô hình thuê máy giải quyết vấn đề theo một cách khác.
Thay vì tập trung vào việc sở hữu chiếc máy, doanh nghiệp trả chi phí để có khả năng photocopy và in ấn phục vụ công việc, còn việc duy trì máy được chuyển sang đơn vị cung cấp dịch vụ.
Từ kinh nghiệm làm việc với máy photocopy trong nhiều năm, Phước An dần xác định cho thuê máy photocopy Ricoh là dịch vụ trọng tâm.
Điều đó cũng thay đổi cách nhìn về chất lượng dịch vụ.
Khi bán một chiếc máy, giao dịch có thể kết thúc sau khi bàn giao và hoàn thành các nghĩa vụ liên quan. Nhưng với máy cho thuê, mối quan hệ với khách hàng kéo dài trong suốt thời gian sử dụng.
Nếu máy hoạt động không tốt, khách hàng bị ảnh hưởng và chính đơn vị cho thuê cũng phải xử lý vấn đề đó.
Vì vậy, lợi ích của hai bên gắn với nhau nhiều hơn: máy càng vận hành ổn định thì cả khách hàng và đơn vị cho thuê càng ít gặp những gián đoạn không cần thiết.
Giá thuê chỉ là một phần của chi phí sử dụng
Một điều dễ nhận thấy khi khách hàng tìm dịch vụ cho thuê máy photocopy là giá thuê giữa các đơn vị có thể khác nhau.
Nhưng con số hàng tháng chỉ có ý nghĩa khi đặt cùng những điều kiện đi kèm.
Cần xem máy được cung cấp là dòng nào, sản lượng phù hợp bao nhiêu, số bản được tính như thế nào, mực và linh kiện thuộc trách nhiệm của ai, khi máy gặp lỗi sẽ được hỗ trợ ra sao và những chi phí nào có thể phát sinh trong quá trình sử dụng.
Một gói thuê có giá ban đầu thấp chưa chắc có tổng chi phí thấp nếu máy thường xuyên gián đoạn hoặc không phù hợp với sản lượng.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng không cần lựa chọn một cấu hình và dịch vụ vượt quá nhu cầu thực tế rồi trả thêm chi phí mà không sử dụng đến.
Sau nhiều năm làm dịch vụ, đây cũng là hướng Phước An muốn duy trì: hiểu nhu cầu trước, sau đó mới lựa chọn máy và phương án thuê phù hợp.
Một chiếc máy ổn định vẫn cần dịch vụ phía sau
Máy photocopy là hệ thống cơ khí và điện tử phải làm việc với giấy, mực và nhiều linh kiện hao mòn. Trong quá trình sử dụng lâu dài, việc phát sinh nhu cầu bảo trì hoặc sửa chữa là bình thường.
Vì vậy, chất lượng của dịch vụ cho thuê không thể chỉ được đánh giá vào ngày máy được bàn giao.
Nó còn nằm ở những tháng tiếp theo.
Khi bản in bắt đầu có vấn đề, khi máy thường xuyên kẹt giấy, khi một linh kiện đến thời điểm cần thay hoặc khi nhu cầu sử dụng thay đổi, đơn vị cung cấp phải có khả năng xác định vấn đề và đưa ra phương án xử lý phù hợp.
Đây là lý do kinh nghiệm về bảo trì và sửa chữa luôn gắn trực tiếp với dịch vụ cho thuê của Phước An.
Hơn 10 năm không phải điểm kết thúc
Thời gian hoạt động cho thấy kinh nghiệm đã tích lũy, nhưng không có nghĩa cách làm của hơn 10 năm trước vẫn phù hợp cho hôm nay.
Máy photocopy tiếp tục thay đổi. Doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến khả năng scan, kết nối mạng, quản lý tài liệu và tối ưu chi phí vận hành bên cạnh chức năng photocopy truyền thống.
Phước An tiếp tục tập trung vào lĩnh vực mình có kinh nghiệm: máy photocopy Ricoh và dịch vụ dành cho doanh nghiệp, đồng thời điều chỉnh sản phẩm và cách phục vụ theo nhu cầu sử dụng thực tế.
Sau cùng, điều doanh nghiệp cần không phải một chiếc máy có thật nhiều thông số trên giấy.
Họ cần một chiếc máy làm được công việc cần làm, với chi phí phù hợp và có người xử lý khi vấn đề xảy ra.
Đó cũng là giá trị mà Phước An muốn tiếp tục theo đuổi trong những năm tới.
