Hợp đồng thuê máy photocopy không chỉ xác định mức phí hằng tháng. Đây còn là căn cứ để xử lý khi máy lỗi, sản lượng vượt gói, doanh nghiệp chuyển địa điểm hoặc muốn kết thúc thuê sớm. Trước khi ký, nên hỏi rõ bảy vấn đề dưới đây và yêu cầu câu trả lời phù hợp được thể hiện trong hợp đồng.
1. Model và cấu hình máy giao thực tế là gì?
Cần biết model dự kiến, tốc độ, máy màu hay đen trắng, khổ giấy hỗ trợ, bộ nạp bản gốc, khả năng scan hai mặt và số khay giấy. Nếu báo giá chỉ ghi chung “máy photocopy Ricoh”, doanh nghiệp khó đánh giá máy có phù hợp hay không.
Cũng nên hỏi máy mới hay đã qua sử dụng và đơn vị cho thuê có quyền thay bằng model tương đương trong trường hợp nào. “Tương đương” cần dựa trên tốc độ và tính năng cần thiết, không chỉ dựa vào thương hiệu.
2. Sản lượng được tính như thế nào?
Hỏi rõ số bản bao gồm mỗi tháng, đơn giá bản vượt và cách đọc counter. Với máy màu, cần tách cách tính bản màu và đen trắng. Nếu in hai mặt, thông thường mỗi mặt có nội dung được tính là một bản, nhưng vẫn nên ghi rõ để tránh hiểu khác nhau.
Nếu tháng này dùng ít, số bản còn lại có được chuyển sang tháng sau không? Nếu máy tạo bản lỗi do sự cố kỹ thuật, sản lượng đó được xử lý thế nào? Những chi tiết nhỏ này có thể ảnh hưởng tổng phí khi sử dụng lâu dài.
3. Mực và linh kiện nào nằm trong phí thuê?
Hãy yêu cầu liệt kê phạm vi: mực, trống, gạt, cụm sấy, bánh xe kéo giấy và công bảo trì. Giấy in thường không được bao gồm. Các lỗi do người dùng, nguồn điện, nước, côn trùng hoặc tự ý di dời có thể phải trả thêm.
Điều khoản càng rõ thì hai bên càng dễ xử lý khi cần thay linh kiện có giá trị lớn.
4. Khi máy lỗi, bao lâu sẽ có người xử lý?
Cần xác định kênh tiếp nhận, khung giờ hỗ trợ, khu vực phục vụ và thời gian phản hồi dự kiến. Doanh nghiệp làm việc ngoài giờ hành chính hoặc có thời điểm xử lý hồ sơ cao điểm nên nói rõ ngay từ đầu.
Cũng nên hỏi phương án nếu máy không sửa được trong thời gian hợp lý: có máy thay thế hay không, điều kiện đổi máy là gì và thời gian dự kiến bao lâu.
5. Ai chịu trách nhiệm cài đặt và hướng dẫn sử dụng?
Việc giao máy chưa hoàn tất nếu nhân viên chưa thể in và scan theo nhu cầu. Hãy làm rõ đơn vị cho thuê có cài driver cho bao nhiêu máy tính, cấu hình scan đến đâu và hướng dẫn người dùng những thao tác nào.
Nếu sau này doanh nghiệp thay máy tính, đổi mạng hoặc thay địa chỉ email, việc cấu hình lại có tính phí không? Câu trả lời nên phù hợp với quy mô và cách quản lý công nghệ của doanh nghiệp.
6. Có được đổi máy hoặc di dời máy trong thời gian thuê không?
Sản lượng thực tế có thể khác dự kiến. Hãy hỏi điều kiện nâng cấp hoặc đổi sang máy công suất khác, cách điều chỉnh phí và thời gian thực hiện. Nếu có khả năng chuyển văn phòng, cần biết ai được phép di dời máy và chi phí liên quan.
Không nên tự vận chuyển máy photocopy khi chưa trao đổi. Máy nặng và có nhiều bộ phận cần cố định; di chuyển sai cách có thể gây hư hỏng hoặc làm đổ mực.
7. Điều kiện gia hạn và chấm dứt hợp đồng là gì?
Kiểm tra thời hạn thuê tối thiểu, cơ chế tự gia hạn, thời gian báo trước, phí chấm dứt sớm và quy trình chốt counter khi thu hồi máy. Nếu có tiền đặt cọc, hợp đồng cần nêu điều kiện và thời điểm hoàn trả.
Doanh nghiệp cũng nên lưu ý trách nhiệm đối với dữ liệu còn lưu trong ổ cứng của một số dòng máy. Với hồ sơ nhạy cảm, hãy hỏi cách xóa dữ liệu hoặc đặt lại cấu hình khi trả máy.
Nên chuẩn bị gì trước khi yêu cầu hợp đồng?
Hãy cung cấp sản lượng ước tính, số người dùng, nhu cầu A3, màu, scan và địa điểm đặt máy. Thông tin càng sát thực tế, đơn vị cho thuê càng dễ đề xuất đúng cấu hình và ghi điều khoản rõ ràng.
Đọc kỹ trước khi ký không phải để làm hợp đồng phức tạp hơn. Mục tiêu là để doanh nghiệp biết mình đang trả tiền cho điều gì, nhận được hỗ trợ nào và cần chịu trách nhiệm trong trường hợp nào.
