Một đợt in tài liệu hội nghị, hồ sơ nhân sự hoặc bộ biểu mẫu có thể chiếm máy photocopy dùng chung trong nhiều giờ. Nếu bắt đầu khi file chưa chốt, giấy chưa đủ hoặc chưa kiểm tra bản mẫu, văn phòng dễ phải in lại cả loạt và làm chậm những công việc khác.
Với máy Ricoh đang sử dụng hoặc đang thuê, hãy bắt đầu từ bộ hồ sơ cần giao: bao nhiêu bộ, gồm những trang nào, cần hoàn thành lúc nào và ai kiểm tra. Đây là cách chuẩn bị một đợt in cụ thể, không phải tiêu chí lựa chọn máy mới.
1. Chốt một bản tài liệu và một người duyệt
Gom tài liệu vào phiên bản cuối, đặt tên có ngày hoặc số phiên bản và giao một người xác nhận trước khi in hàng loạt. Với bộ gồm nhiều file, lập danh sách thứ tự: bìa, phần chính, phụ lục và trang cần in riêng. Kiểm tra số trang trong bản xem trước của ứng dụng.
Nếu xuất PDF để giữ bố cục, mở chính file vừa xuất để kiểm tra font, bảng biểu, trang trắng và khổ giấy. File nhìn đúng trên màn hình chưa bảo đảm lệnh in đã chọn đúng khay, tỷ lệ hoặc chế độ hai mặt.
Đánh dấu trang cần giữ màu hoặc giữ nguyên kích thước. Không chuyển toàn bộ sang đen trắng nếu màu dùng để phân biệt dữ liệu. Khi người nhận yêu cầu từng trang trên một mặt riêng, không ghép trang chỉ để tiết kiệm.
2. Tính giấy theo bộ hồ sơ thực tế
Ví dụ, 40 bộ tài liệu, mỗi bộ 25 trang in một mặt, cần 1.000 tờ cho phần nội dung. Nếu mỗi bộ bắt đầu trên một tờ mới và in hai mặt, mỗi bộ cần 13 tờ, tức 520 tờ; trang cuối có một mặt trống. Đây là phép tính giấy, không phải cách quy đổi counter hay phí thuê.
Tách giấy bìa, phụ lục khác khổ và trang in riêng khỏi phép tính trên. Chuẩn bị thêm giấy cho bản duyệt và số tờ phải thay nếu sai; mức dự phòng nên dựa vào công việc, không có một tỷ lệ bắt buộc cho mọi văn phòng.
Giấy nạp phải phù hợp với máy và khay, không ẩm, cong hoặc nhăn. Nạp trong giới hạn đánh dấu của khay, chỉnh thanh dẫn theo khổ giấy; không cố nhồi thêm để khỏi phải bổ sung. Xem cách bảo quản giấy photocopy nếu giấy đã mở bao từ trước.
3. Duyệt một bộ hoàn chỉnh trước khi chạy cả loạt
Bản mẫu cần đi qua đúng đường xử lý sẽ dùng: cùng máy tính, ứng dụng, driver, khay và giấy. Với photocopy, dùng tập bản gốc đã sắp xếp. Đừng chỉ thử một trang đầu rồi kết luận cả bộ đã đúng.
- Đếm trang, kiểm tra thứ tự từ đầu đến cuối.
- Đọc vùng chữ nhỏ, bảng sát mép và trang có hình.
- Lật bộ hai mặt để kiểm tra chiều đọc và mặt trống.
- Kiểm tra bìa, phụ lục và vị trí ghim nếu có cấu hình phù hợp.
- Để người duyệt xác nhận bộ mẫu trước khi tiếp tục.
Một số máy có Sample Copy để kiểm tra bộ sao đầu tiên khi dùng Sort; cách gọi và điều kiện sử dụng phụ thuộc model. Nếu chưa rõ, sao một bộ với số lượng 1, duyệt rồi mới đặt số lượng tiếp theo. Bài photocopy nhiều bộ đúng thứ tự bằng Sort giải thích thao tác này. Có Sort không đồng nghĩa máy đã có bộ đóng ghim.
4. Đặt lịch in và chia đợt theo khả năng kiểm soát
Báo các nhóm dùng chung máy khoảng thời gian dự kiến và chỉ định người nhận yêu cầu gấp. Gửi một đợt vừa đủ để kiểm tra, thu gom và đối soát, thay vì đồng thời gửi nhiều phiên bản từ nhiều máy tính.
Chia đợt giúp tìm bộ thiếu hoặc sai dễ hơn; không có nghĩa mọi máy Ricoh phải nghỉ sau một số bản cố định. Giới hạn khay, bộ hoàn thiện và hướng dẫn vận hành phải theo model đang dùng. Không lấy tốc độ trang/phút trên giới thiệu sản phẩm để cam kết thời gian giao hồ sơ: còn thời gian xử lý file, đảo mặt, bổ sung giấy và kiểm đếm.
Ghi mỗi đợt đã hoàn thành bao nhiêu bộ. Với ví dụ 40 bộ, có thể tổ chức bốn đợt 10 bộ nếu thuận tiện thu gom; đây là cách quản lý, không phải giới hạn kỹ thuật của máy.
5. Kiểm tra tình trạng máy trước ngày cần giao
Chạy bộ mẫu đủ sớm để còn thời gian xử lý sọc, nhạt bất thường, kẹt lặp lại hoặc thông báo lỗi. Đọc thông báo mực và vật tư trên máy; không suy ra số bộ còn in được chỉ từ một vạch hiển thị, cũng không tự nạp mực khi chưa có quy trình phù hợp.
Nếu đang thuê máy, gửi bên hỗ trợ model, mẫu lỗi, lượng hồ sơ dự kiến và hạn giao để họ đánh giá phương án. Hỏi việc kiểm tra máy hoặc vật tư cần chuẩn bị. Hỗ trợ hay bố trí máy khác phải được xác nhận theo thỏa thuận; không đợi lúc đang in dở mới liên hệ.
6. Khi có sự cố, ghi nhận trước khi gửi lại lệnh
Ghi bộ cuối cùng hoàn chỉnh, trang còn thiếu và trạng thái công việc trên máy. Nếu lệnh vẫn chờ, bấm in lại có thể tạo bản trùng. Chỉ gửi phần thiếu sau khi đã xác định lệnh trước dừng hoặc được hủy đúng cách.
Với kẹt giấy, làm theo màn hình và hướng dẫn model. Nếu kẹt tái diễn hoặc bản in tiếp tục lỗi, dừng đợt in và gửi ảnh thông báo cho kỹ thuật; không tháo cụm bên trong hoặc tự xóa mã lỗi. Khi chuyển sang máy khác, duyệt lại một bộ vì khay, driver và khả năng hoàn thiện có thể khác.
Bảng kiểm trước khi bấm in hàng loạt
- Đã chốt phiên bản và người duyệt.
- Đã tính đủ giấy theo từng loại và bộ.
- Bộ mẫu đúng trang, chiều đọc và chất lượng.
- Đã bố trí lịch dùng chung và người thu gom.
- Đã ghi cách đối soát, xử lý phần thiếu và đầu mối hỗ trợ.
Giữ bộ mẫu cạnh nơi nhận tài liệu. Khi mỗi đợt hoàn tất, đối chiếu và ghi số lượng ngay để phát hiện sai trước khi đóng gói, thay vì đến lúc giao mới kiểm lại toàn bộ.
Tham khảo kỹ thuật: Ricoh: kiểm tra bộ mẫu bằng Sample Copy. Điều kiện thao tác cần đối chiếu model thực tế.
