Đến ngày trả máy photocopy, văn phòng dễ tập trung vào lịch xe đến lấy mà bỏ sót những việc cần hoàn tất trước đó: hồ sơ chưa in xong, counter chưa chốt hoặc tài liệu vẫn lưu trong máy. Chuẩn bị từ khi xác định ngày ngừng sử dụng giúp buổi bàn giao rõ ràng hơn và tránh phải xử lý lại sau khi máy đã rời văn phòng.
Bài viết này dành cho doanh nghiệp đang kết thúc việc thuê máy, dù chuyển sang máy khác hay không còn nhu cầu. Các khoản thanh toán, thời hạn báo trước và trách nhiệm vận chuyển phải đối chiếu với hợp đồng đang có; không có một mức phí hoặc quy trình chung áp dụng cho mọi gói thuê.
1. Xác nhận ngày ngừng sử dụng và ngày thu hồi máy
Ngày văn phòng ngừng in và ngày đơn vị cho thuê đến lấy máy có thể khác nhau. Hãy xác nhận cả hai mốc cùng người phụ trách, thay vì chỉ hẹn một ngày “trả máy”. Nếu hợp đồng có điều kiện báo trước, kiểm tra và thực hiện theo điều khoản đó.
Thông tin cần trao đổi gồm địa điểm lấy máy, người bàn giao, giờ có thể vận chuyển, đường đưa máy ra ngoài và quy định của tòa nhà. Nếu cần đăng ký thang hàng hoặc giấy phép đưa thiết bị ra khỏi văn phòng, nên chuẩn bị trước. Không để người đến thu hồi phải chờ vì thiếu người ký hoặc chưa đăng ký vận chuyển.
Với văn phòng vẫn cần in hồ sơ, hãy thử máy thay thế và kết nối máy tính trước khi máy cũ ngừng hoạt động. Nếu đang chọn phương án tiếp theo, có thể dùng checklist nhận bàn giao máy photocopy thuê để kiểm tra việc in, photocopy và scan bằng tài liệu thực tế.
2. Hoàn tất công việc trước khi chốt counter
Thông báo cho những người đang dùng máy về thời điểm ngừng gửi lệnh in. Hoàn tất hồ sơ còn dở, lấy bản gốc khỏi bộ nạp và mặt kính, thu tài liệu ở khay ra. Kiểm tra hàng đợi trên các máy tính liên quan để tránh gửi thêm tài liệu sau khi đã chốt sản lượng.
Chụp hoặc ghi counter tại thời điểm hai bên thống nhất, kèm ngày giờ và thông tin nhận diện máy. Nếu máy có nhiều bộ đếm, ghi đúng các chỉ số dùng để tính phí trong hợp đồng; không lấy một số tổng bất kỳ rồi coi đó là sản lượng thanh toán.
Giữ lại số đã chốt ở kỳ trước để đối chiếu. Cách xem bộ đếm phụ thuộc giao diện Ricoh, có thể tham khảo hướng dẫn xem counter. Nếu sau khi ghi số vẫn phải in thêm, báo người đối soát và xác nhận lại mốc cuối.
3. Đối soát kỳ cuối bằng các dữ liệu đang có
Chuẩn bị hợp đồng, thông tin kỳ thanh toán gần nhất và counter cuối để trao đổi. Các điểm cần xác nhận là kỳ thuê được tính đến ngày nào, sản lượng kỳ cuối được ghi nhận ra sao, khoản đã thanh toán và khoản còn cần đối soát.
Nếu có tiền đặt cọc, khoản trả trước hoặc chi phí thu hồi máy, kiểm tra điều kiện xử lý trong hợp đồng. Không tự suy ra rằng tháng cuối luôn được chia theo số ngày, số bản chưa dùng hết được hoàn tiền hoặc phí vận chuyển luôn được miễn.
Khi một khoản chênh lệch chưa rõ, yêu cầu giải thích căn cứ và giữ lại trao đổi bằng văn bản. Có thể xem lại các nhóm chi phí khi thuê máy photocopy để biết cần đối chiếu mục nào, nhưng số tiền thực tế vẫn theo thỏa thuận của hai bên.
4. Kiểm tra tài liệu và thông tin còn trên máy
Không chỉ có giấy ở khay ra. Trên các máy hỗ trợ lưu tài liệu, công việc in hoặc file trong Document Server có thể vẫn còn trong thiết bị. Danh bạ scan và cấu hình kết nối cũng cần người quản trị kiểm tra trước khi bàn giao.
Người phụ trách nên rà bốn nhóm:
- Bản gốc, bản in và giấy nháp còn trong hoặc quanh máy.
- Tài liệu cần giữ đang lưu trong máy: lấy lại và kiểm tra bản sao trước khi xóa.
- Công việc in lưu hoặc giữ chờ mà người dùng chưa lấy.
- Danh bạ nhận scan và thông tin kết nối của doanh nghiệp: nhờ IT phối hợp với kỹ thuật xử lý theo cấu hình thực tế.
Đừng coi việc tắt máy, rút dây mạng hoặc xóa một file là bằng chứng toàn bộ dữ liệu đã được xóa an toàn. Tài liệu Ricoh về lưu tài liệu cho thấy các chế độ lưu có cách giữ và xóa file khác nhau. Với hồ sơ nhạy cảm, yêu cầu người có chuyên môn xác nhận phương án xử lý dữ liệu phù hợp đúng model; không tự vào chế độ kỹ thuật hoặc khôi phục cài đặt gốc để thử.
5. Ghi nhận tình trạng máy và phụ kiện khi bàn giao
Đối chiếu với biên bản nhận máy ban đầu nếu còn lưu. Ghi nhận thiết bị, phụ kiện đã giao kèm, tình trạng bên ngoài và lỗi đang được báo. Chụp các vị trí cần đối chiếu; nếu máy đang có sự cố, mô tả hiện tượng và lần báo kỹ thuật gần nhất thay vì tự kết luận nguyên nhân hư hỏng.
Phân biệt phụ kiện thuộc máy thuê với vật dụng của văn phòng, chẳng hạn dây mạng do doanh nghiệp tự bố trí. Lấy giấy của văn phòng ra theo hướng dẫn trước khi thu hồi. Việc ngắt nguồn, tháo phụ kiện và di chuyển máy nên do người thu hồi thực hiện theo quy trình của thiết bị.
Biên bản bàn giao nên thể hiện ngày giờ, thông tin máy, counter đã xác nhận, phụ kiện, tình trạng được ghi nhận và người đại diện hai bên. Phần dữ liệu đã xử lý và khoản thanh toán còn chờ xác nhận có thể ghi riêng để tránh nhầm rằng thu hồi máy đồng nghĩa mọi việc đã kết thúc.
Checklist trước khi máy rời văn phòng
- Đã xác nhận lịch ngừng sử dụng, lịch thu hồi và điều kiện ra vào tòa nhà.
- Đã hoàn tất hồ sơ cần in; người dùng biết máy nào sẽ dùng tiếp.
- Đã ghi counter cuối và thống nhất cách đối soát kỳ cuối.
- Đã lấy bản gốc, bản in và kiểm tra tài liệu cần giữ.
- Đã phối hợp xử lý dữ liệu, danh bạ và kết nối theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Đã ghi tình trạng máy, phụ kiện và giữ một bản biên bản bàn giao.
Người phụ trách không cần tự làm mọi thao tác kỹ thuật. Điều cần làm là chuẩn bị đúng thông tin, phân công người xử lý và có xác nhận cho những phần đã hoàn tất trước khi thiết bị được đưa đi.
