Máy đã được chuyển đến văn phòng, cắm điện và photocopy thử một trang rõ nét. Tuy nhiên, đến khi nhân viên bắt đầu làm việc, bạn mới phát hiện máy tính chưa in được, file scan chưa có nơi nhận hoặc tài liệu hai mặt ra không đúng chiều.
Những việc này nên được kiểm tra ngay trong buổi bàn giao, khi người lắp đặt vẫn có mặt. Bạn không cần tự đánh giá linh kiện bên trong máy; điều cần làm là xác nhận chiếc máy được giao thực hiện được những công việc hai bên đã thống nhất.
1. Chuẩn bị một ít tài liệu mẫu trước khi nhận máy
Để buổi bàn giao có ích, hãy chuẩn bị tài liệu giống công việc thường ngày của văn phòng:
- Một file PDF hoặc tài liệu thường in từ máy tính.
- Một tập bản gốc nhiều trang để thử bộ nạp giấy.
- Bản gốc hai mặt nếu văn phòng thường scan hoặc photocopy loại này.
- Giấy A3, giấy tiêu đề hoặc loại giấy riêng nếu đã trao đổi nhu cầu sử dụng.
Không nhất thiết phải dùng hồ sơ thật có thông tin khách hàng, nhân sự hoặc tài chính. Có thể chuẩn bị bản mẫu đã bỏ dữ liệu riêng tư nhưng giữ bố cục và số trang tương tự.
Nên có mặt người thường sử dụng máy và người phụ trách máy tính, mạng nội bộ nếu có. Người ký nhận máy có thể không phải người biết thư mục scan cần đặt ở đâu hoặc máy tính nào phải được kết nối.
2. Đối chiếu model và cấu hình máy được giao
Trước khi chạy thử, hãy kiểm tra tên model trên máy và đối chiếu với thông tin đã thống nhất.
Ngoài model, cần xem những phần ảnh hưởng trực tiếp đến công việc:
- Các khay giấy được giao kèm.
- Bộ nạp bản gốc.
- Khả năng in, photocopy và scan cần sử dụng.
- Phụ kiện hoặc chức năng bổ sung đã thỏa thuận.
Nếu đơn vị cung cấp giao model khác, hãy đề nghị giải thích điểm khác biệt và xác nhận lại khả năng đáp ứng trước khi ký nhận. Không nên chỉ dựa vào nhận xét “máy này tương đương” mà bỏ qua việc chạy thử.
Với máy đã qua sử dụng, có thể ghi nhận các vết trầy, phần vỏ nứt hoặc chi tiết bên ngoài đang thiếu. Chụp vài ảnh tổng thể và những vị trí cần lưu ý giúp hai bên có cùng thông tin về tình trạng máy lúc bàn giao.
Đây là bước ghi nhận hiện trạng, không phải yêu cầu người thuê tự kiểm tra kỹ thuật bên trong máy.
3. Thử in từ máy tính mà nhân viên thực sự sử dụng
Một trang photocopy tại máy chưa xác nhận được việc in từ máy tính đã sẵn sàng.
Hãy mở file mẫu trên máy tính của văn phòng và thực hiện một lệnh in. Nếu có nhiều nhóm máy tính hoặc hệ điều hành khác nhau, nên chọn máy đại diện cho từng nhóm để kiểm tra.
Trong lần thử này, cần xem:
- Máy tính có chọn được đúng máy photocopy không?
- Lệnh in có đến máy và hoàn thành không?
- Khổ giấy, chiều giấy và số bản có đúng không?
- Chữ, bảng biểu và các phần gần mép trang có bị mất không?
- Tài liệu có lấy giấy từ đúng khay đã chọn không?
Nếu thường in hai mặt, hãy thử ngay một tài liệu có ít nhất vài trang và lật đọc như cách sử dụng thực tế. Kiểm tra cả thứ tự trang lẫn chiều mặt sau.
Nếu kết quả chưa đúng, cần phân biệt lỗi thiết lập với vấn đề của máy. Người lắp đặt nên hướng dẫn cách chọn lại tùy chọn phù hợp, sau đó chạy thử để xác nhận.
4. Thử photocopy bằng cả mặt kính và bộ nạp bản gốc
Hai cách đặt bản gốc phục vụ những công việc khác nhau, vì vậy nên kiểm tra cả hai nếu văn phòng đều sử dụng.
Với mặt kính, dùng một trang có chữ và bảng biểu để kiểm tra độ rõ, vùng bị mất nội dung và những vệt bất thường.
Với bộ nạp bản gốc, dùng một tập giấy rời phù hợp với máy. Kiểm tra máy có nhận đủ trang, bản sao có đúng thứ tự và giấy có bị lệch trong quá trình chạy hay không.
Nếu công việc thường dùng bản gốc hai mặt, hãy yêu cầu người bàn giao thao tác đúng trường hợp đó. Đừng chỉ kiểm tra một bản gốc một mặt rồi mặc định các nhu cầu còn lại đều đã được đáp ứng.
Không cần in thử quá nhiều chỉ để “chạy cho chắc”. Một tập tài liệu đại diện, sử dụng đúng những chức năng cần thiết, sẽ giúp phát hiện bất tiện rõ hơn việc sao chụp nhiều lần cùng một trang.
Nếu xuất hiện sọc, nền bẩn, thiếu trang hoặc kẹt giấy, nên để người bàn giao kiểm tra và chạy lại tác vụ vừa gặp vấn đề. Ghi rõ những việc chưa xử lý xong.
5. Scan thử và mở file tại nơi nhận
Buổi bàn giao chưa hoàn tất phần scan nếu mới dừng ở thao tác nhấn nút trên máy.
Hãy thực hiện trọn một lượt: đặt bản gốc, chọn nơi nhận, scan, rồi mở file từ máy tính hoặc tài khoản nhận đã thống nhất.
Cần kiểm tra:
- File có đến đúng nơi không?
- Người cần sử dụng có tìm và mở được file không?
- Tài liệu có đủ trang, đúng thứ tự và đúng chiều không?
- Nội dung có đọc rõ ở mức phóng đại thông thường không?
- Nếu scan hai mặt, file đã có đủ hai mặt của bản gốc chưa?
Tên nơi nhận trên màn hình máy nên dễ hiểu với người sử dụng. Nếu có nhiều phòng ban, cần xác nhận từng nơi nhận để tránh chọn nhầm.
Không nên dùng một địa chỉ email hoặc thư mục tạm của người lắp đặt rồi coi như đã hoàn thành. Nếu hệ thống của văn phòng chưa sẵn sàng, hãy ghi rõ phần còn thiếu, người phụ trách và thời điểm kiểm tra lại.
Các thông tin tài khoản hoặc mật khẩu phục vụ cấu hình cần được bàn giao cho đúng người quản lý, không ghi vào biên bản được chia sẻ rộng rãi.
6. Ghi counter ban đầu cùng thời điểm bàn giao
Counter là dữ liệu cần lưu khi bắt đầu thuê máy. Hai bên nên cùng xem và ghi nhận chỉ số, kèm ngày bàn giao và thông tin nhận diện máy.
Nếu máy có nhiều nhóm counter, cần xác định chỉ số nào được sử dụng để đối soát sản lượng theo thỏa thuận. Không chỉ chụp một màn hình có nhiều con số rồi để cuối tháng mới giải thích.
Bạn có thể đề nghị in trang counter nếu máy hỗ trợ, hoặc chụp ảnh màn hình rõ chỉ số. Cách tìm mục này được trình bày trong bài Cách xem số counter trên máy photocopy Ricoh.
Cũng nên thống nhất số bản chạy thử trong buổi lắp đặt được ghi nhận như thế nào và lấy mốc counter trước hay sau khi thử máy. Mục đích là để lần đối soát đầu tiên có một điểm bắt đầu rõ ràng.
7. Để người sử dụng tự thao tác lại một lượt
Xem kỹ thuật viên làm nhanh một lần thường chưa đủ để nhân viên nhớ cách dùng.
Trước khi kết thúc, nên để người sử dụng tự thực hiện những việc thường gặp:
- Chọn khay giấy và in hai mặt.
- Photocopy một tập tài liệu.
- Scan về đúng nơi nhận.
- Hủy một lệnh gửi nhầm theo hướng dẫn.
- Bổ sung giấy và điều chỉnh thanh chặn giấy.
Người bàn giao quan sát và giải thích tại những bước còn lúng túng. Cách này cũng giúp phát hiện sớm những thiết lập khó tìm hoặc tên nơi nhận chưa rõ.
Với máy photocopy Ricoh, tên nút và cách bố trí menu có thể khác giữa các dòng máy. Nếu cần ghi lại hướng dẫn, nên dùng ảnh của chính màn hình máy được giao thay vì một ảnh minh họa không cùng giao diện.
Ngoài thao tác thường ngày, hãy hỏi cách tắt máy đúng và việc cần làm khi máy báo lỗi. Người dùng cần biết cách ghi lại thông báo và liên hệ hỗ trợ; không cần được hướng dẫn can thiệp vào chế độ kỹ thuật.
8. Ghi riêng những việc còn tồn tại
Một buổi bàn giao có thể chưa giải quyết được mọi việc. Chẳng hạn, một máy tính đang vắng người sử dụng, thư mục scan chưa được cấp quyền hoặc phụ kiện cần giao bổ sung.
Nếu vẫn nhận máy để dùng những chức năng đã hoàn tất, nên ghi cụ thể phần còn thiếu thay vì đánh dấu toàn bộ là đã xong.
Mỗi việc cần có ba thông tin:
- Nội dung chưa hoàn thành.
- Bên hoặc người phụ trách xử lý.
- Thời điểm dự kiến hoàn tất và cách xác nhận lại.
Cùng lúc đó, lưu đầu mối hỗ trợ kỹ thuật và thông tin cần cung cấp khi báo sự cố. Những điều kiện về thời gian hỗ trợ, phạm vi trách nhiệm và đổi máy nên đối chiếu với thỏa thuận thuê; bài 7 điều nên hỏi trước khi ký hợp đồng thuê máy photocopy trình bày riêng phần này.
Bảng kiểm ngắn cho buổi bàn giao
Có thể dùng bảng dưới đây để ghi chú trong lúc thử máy. Đây là bảng kiểm công việc, không thay thế biên bản bàn giao hoặc hợp đồng của hai bên.
| Hạng mục | Điều cần xác nhận |
|---|---|
| Model và cấu hình | Đúng máy, khay giấy và phụ kiện đã thống nhất |
| Tình trạng bên ngoài | Đã ghi nhận những vị trí cần lưu ý |
| In từ máy tính | Nhận lệnh, đúng khổ giấy và hoàn thành tài liệu mẫu |
| In hai mặt | Đúng thứ tự và chiều đọc |
| Photocopy | Đã thử mặt kính và bộ nạp bản gốc cần sử dụng |
| Scan | File đến đúng nơi, mở được và đủ trang |
| Counter | Có chỉ số đầu kỳ, ngày ghi nhận và mốc tính rõ ràng |
| Hướng dẫn sử dụng | Người dùng đã tự thao tác lại |
| Hỗ trợ kỹ thuật | Đã lưu đầu mối liên hệ |
| Việc còn thiếu | Có người phụ trách và thời điểm xử lý |
Trước ngày nhận máy, hãy gửi cho đơn vị cho thuê danh sách những chức năng cần thử và chuẩn bị tài liệu mẫu. Nếu thuê máy tại Phước An, bạn có thể trao đổi các yêu cầu này khi làm việc về phương án cho thuê máy photocopy, để buổi lắp đặt có đủ người và điều kiện kiểm tra.
Khi kết thúc bàn giao, người sử dụng nên tự in được tài liệu, lấy được file scan và biết liên hệ ai khi cần hỗ trợ. Những phần chưa sẵn sàng cần được ghi rõ để tiếp tục xử lý.
