Giấy đã in một mặt thường được gom lại để in tài liệu nháp. Cách tận dụng này có vẻ đơn giản, nhưng không phải mọi tập giấy còn trắng một mặt đều phù hợp để nạp vào máy photocopy Ricoh. Cần xét hướng dẫn của model, tình trạng giấy và nội dung đã có ở mặt còn lại.
Không nên đưa cả xấp giấy thu gom vào khay dùng chung rồi để mọi người tự in. Trước hết hãy xác định máy có cho phép loại giấy đó hay không, ai dùng và dùng cho việc gì.
Giấy tái chế khác giấy đã dùng một mặt
Giấy tái chế là sản phẩm giấy được sản xuất từ nguồn nguyên liệu tái chế. Giấy đã dùng một mặt là tờ đã đi qua một lần in hoặc sao chụp, được giữ lại để tận dụng mặt trống. Hai loại này không có cùng ý nghĩa trong hướng dẫn vật liệu của máy.
Máy hỗ trợ giấy tái chế không đồng nghĩa cho phép nạp lại mọi tờ đã in. Chọn mục Recycled Paper trong khai báo khay cũng không tự làm một tập giấy dùng lại trở nên phù hợp. Khai báo phải theo đúng loại vật liệu và hướng dẫn của model.
Trước tiên, đọc quy định của máy đang dùng
Trong một hướng dẫn xử lý kẹt giấy, Ricoh khuyến cáo không dùng lại giấy đã được in hoặc sao trên thiết bị khác ngoài chính máy đó. Phạm vi này cần được hiểu theo sản phẩm áp dụng; không thể biến nó thành quy tắc cho phép dùng giấy đã in ở mọi dòng Ricoh.
Hãy kiểm tra các mục Paper Precautions, Recommended Paper hoặc hướng dẫn nạp giấy của đúng model. Nếu tài liệu không xác nhận loại giấy bạn định dùng, hỏi bên kỹ thuật trước khi nạp. Một tờ chạy qua được chưa chứng minh cả tập sẽ vận hành ổn định hoặc phù hợp khuyến nghị.
Với máy đang thuê, hỏi thêm hướng dẫn sử dụng giấy trong quá trình vận hành. Điều kiện trách nhiệm khi dùng vật liệu không phù hợp phải căn cứ hợp đồng và xác nhận của bên cho thuê; không có một chính sách chung áp dụng cho mọi đơn vị.
Những tập giấy nào nên loại khỏi kế hoạch in lại?
Không dùng giấy còn ghim, kẹp, keo, mảnh nhãn, bị rách, nhăn hoặc cong rõ. Giấy gom từ nhiều nguồn có thể khác khổ, độ dày và tình trạng bảo quản dù nhìn gần giống nhau. Đừng ép một tập không đồng đều vào khay rồi chỉnh khai báo thành giấy thường để chạy.
Nếu không biết tờ giấy đã được in bằng thiết bị nào hoặc có vật liệu gì trên mặt cũ, bạn cũng không có đủ thông tin để đối chiếu hướng dẫn. Đặc biệt, giấy từng dùng làm nhãn, giấy có lớp phủ hoặc loại đặc biệt cần đánh giá riêng, không gộp với giấy photocopy thông thường.
Giấy đã mở bao lâu ngày vẫn phải kiểm tra độ phẳng và dấu hiệu ẩm. Xem thêm cách bảo quản giấy photocopy; dùng lại giấy không thay thế yêu cầu bảo quản đúng.
Mặt đã in có thể làm lộ thông tin
Một bản nháp bị bỏ quên ở khay ra có thể mang thông tin khách hàng, bảng lương hoặc giá bán ở mặt cũ. Người nhận thường chỉ nhìn mặt mới trước khi chuyển tài liệu cho người khác. Vì vậy, giấy có dữ liệu riêng tư không nên được đưa vào nguồn giấy nháp dùng chung.
Ngay cả khi không có thông tin nhạy cảm, hai nội dung ở hai mặt dễ gây nhầm bản cuối với bản nháp. Hồ sơ gửi đối tác, chứng từ, tài liệu cần ký và bản phải scan lại nên dùng vật liệu sạch, đúng yêu cầu người nhận.
Phân loại theo nội dung trước khi quyết định tận dụng. Giấy cần hủy theo quy trình nội bộ không nên chuyển sang hộp giấy nháp chỉ để giảm số tờ bỏ đi.
Nếu model cho phép, tổ chức sử dụng thế nào?
Chỉ tiếp tục khi đã xác nhận giấy phù hợp với máy và cách nạp. Không có một hướng đặt mặt trống chung cho mọi khay: đường giấy của khay cassette và Bypass có thể khác, nên làm theo ký hiệu và tài liệu model.
- Tách giấy dùng lại khỏi giấy sạch, ghi rõ mục đích nội bộ.
- Chỉ dùng tập cùng khổ, loại và tình trạng phù hợp; không trộn giấy lẫn lộn.
- Kiểm tra số mặt và khay trong từng lệnh in để tránh nội dung mới chồng lên mặt cũ.
- Thử một trang không chứa dữ liệu riêng tư rồi kiểm tra cả hai mặt.
- Thu gom ngay đầu ra và đưa khay về cấu hình dùng chung sau công việc.
Đây là cách kiểm soát công việc sau khi đã xác nhận vật liệu được phép dùng, không phải quy trình nạp áp dụng cho mọi máy. Nếu xuất hiện kéo nhiều tờ, kẹt lặp lại hoặc bản in bất thường, dừng sử dụng tập đó và báo bên hỗ trợ; không tiếp tục thử chỉ để tận dụng nốt giấy.
Tiết kiệm giấy từ trước khi bấm in
Với tài liệu mới, ưu tiên xem trước và chốt phiên bản để giảm in sai. Nếu yêu cầu hồ sơ cho phép, in hai mặt hoặc ghép trang bằng Combine có thể giảm số tờ ngay trong lần xử lý đầu tiên. Vẫn phải duyệt độ dễ đọc và chiều trang.
Không áp dụng ghép trang cho hồ sơ cần giữ kích thước, hay hai mặt khi người nhận yêu cầu một mặt. Với bản nháp ngắn, cân nhắc đọc và góp ý trên file thay vì tạo bản giấy rồi mới tìm cách dùng lại.
Ba câu hỏi trước khi đưa giấy vào khay
- Hướng dẫn của đúng model có cho phép giấy đã qua in trong trường hợp này không?
- Giấy còn phẳng, đồng đều và không có chi tiết gây cản trở đường giấy không?
- Nội dung mặt cũ và mục đích bản in mới có cho phép dùng lại không?
Nếu một câu chưa có đáp án, giữ tập giấy ngoài khay dùng chung và xác nhận với người phụ trách. Cách tiết kiệm phù hợp cần giảm giấy tiêu hao mà vẫn giữ chất lượng tài liệu và tránh phát sinh công việc sửa lỗi.
Tham khảo: Ricoh: Misfeed Occurs, khuyến cáo về giấy đã qua in. Loại giấy và cách nạp phải đối chiếu hướng dẫn của model thực tế.
