Buổi sáng đầu tuần, máy kéo hai tờ cùng lúc hoặc giấy ra bị nhăn. Người dùng thường nghĩ ngay đến bộ kéo giấy, nhưng trước khi gọi kỹ thuật, hãy nhìn lại ram giấy đang dùng: đã mở từ bao giờ, để ở đâu và mép giấy có còn phẳng không?
Giấy và bộ kéo giấy cùng ảnh hưởng đến việc nạp giấy. Bảo quản tốt không chữa được một linh kiện đã mòn, nhưng giúp giảm một nguyên nhân dễ kiểm tra và tránh thay giấy nhiều lần mà vẫn dùng lại chính chồng giấy có vấn đề.
Ram giấy đã mở nên cất thế nào?
Đặt giấy nằm phẳng trên kệ khô ráo, tránh nắng trực tiếp và những nơi dễ ẩm như sát cửa sổ hở, chỗ rò nước hoặc nền nhà. Phần giấy chưa dùng hết nên được bọc lại bằng bao gói hoặc hộp đựng ban đầu. Đây cũng là hướng dẫn bảo quản cơ bản của Ricoh.
Trong văn phòng, ram giấy thường bị mở rồi bỏ lại ngay cạnh máy cho tiện. Nếu người dùng lấy giấy nhiều lần trong ngày, có thể giữ lượng vừa dùng ở vị trí thuận tiện và cất phần còn lại gọn trong bao. Một người phụ trách giấy sẽ dễ nhận ra chồng nào đã mở lâu, thay vì mỗi phòng ban mang thêm một ram rồi trộn tất cả.
- Giữ bao gói để bọc lại phần dư.
- Đặt giấy nằm phẳng, không dựng đứng trên cạnh.
- Tránh nơi ẩm và ánh nắng chiếu trực tiếp.
- Để giấy sạch, tách khỏi đồ uống và vật dụng có thể làm hỏng mép.
Nhìn gì trước khi nạp giấy?
Lấy một ít giấy ra kiểm tra bằng mắt và tay: mép có cong, góc có gập, mặt giấy có vết nước hoặc các tờ có dính nhau bất thường không? Không nhất thiết phải xác định chính xác độ ẩm; mục tiêu là nhận ra chồng giấy không còn ở trạng thái tốt.
Tách những tờ nhăn, rách hoặc bẩn khỏi chồng định nạp. Với chồng còn tốt, đặt lại ngay ngắn theo hướng dẫn khay. Đừng cố ép thêm giấy khi đã chạm vạch giới hạn. Giấy mới nhưng nạp quá đầy hoặc thanh chặn sai vị trí vẫn có thể gây lỗi.
Nếu chưa biết khay nhận khổ giấy ra sao, xem bài máy Ricoh báo hết giấy dù khay còn giấy. Bài đó xử lý thiết lập khổ và khay, khác với tình trạng giấy được nói ở đây.
Thử giấy mới để khoanh vùng lỗi
Khi lỗi kéo giấy lặp lại, một phép thử nhỏ có ích hơn việc thay cả ram rồi tiếp tục chạy hàng trăm trang:
- Ghi lại khay đang dùng và kiểu lỗi: kéo nhiều tờ, không kéo hay giấy nhăn.
- Lấy chồng giấy đang dùng ra để riêng.
- Dùng một ít giấy mới cùng khổ và loại đã được xác nhận phù hợp với máy.
- Nạp đúng khay, giữ nguyên thiết lập và thử một tài liệu ngắn.
- So sánh kết quả trước khi đưa chồng cũ trở lại.
Nếu giấy mới chạy ổn còn chồng cũ tiếp tục lỗi, tình trạng giấy cũ là một yếu tố đáng kiểm tra. Nếu cả hai cùng lỗi, chưa đủ cơ sở kết luận do giấy. Bộ kéo, khay hoặc phần khác của đường giấy có thể cần kiểm tra.
Phép thử nên đổi một yếu tố mỗi lần. Đổi cả giấy, khay và thiết lập trong cùng lượt sẽ khó biết điều gì làm kết quả khác đi.
Giấy “dày hơn” có phải lúc nào cũng tốt hơn?
Không. Định lượng giấy, thường ghi bằng g/m², cho biết khối lượng trên diện tích giấy; đây không phải lời bảo đảm máy nào cũng dùng được. Khay thường, khay tay và chế độ in hai mặt có thể có phạm vi giấy khác nhau theo model.
Khi mua giấy khác loại đang dùng, đưa thông tin trên bao cho người phụ trách máy để đối chiếu tài liệu thiết bị. Tránh mua số lượng lớn chỉ vì nghe rằng loại đó ít kẹt hơn. Một ít giấy dùng thử trong đúng tác vụ của văn phòng sẽ cho thông tin thực tế hơn.
Lúc nào dừng thử và gọi kỹ thuật?
Nếu máy vẫn kéo nhiều tờ với giấy mới phù hợp, lỗi tập trung ở một khay hoặc giấy luôn nhăn tại cùng vị trí, gửi kỹ thuật thông tin khay, loại giấy và kết quả thử. Đừng tự tháo bộ kéo hoặc dùng hóa chất lên các chi tiết bên trong.
Với giấy đã kẹt trong máy, xử lý theo chỉ dẫn trên màn hình và bài gỡ kẹt giấy Ricoh an toàn. Việc tiếp tục nạp thêm giấy khi chưa lấy hết giấy kẹt thường chỉ làm khó việc kiểm tra.
Văn phòng không cần một quy trình quản lý giấy phức tạp: có chỗ cất khô, bọc lại phần dư và dành một phút kiểm tra trước khi nạp đã giúp loại bớt nhiều tình huống gây mất thời gian.
Nguồn tham khảo: Ricoh — Paper Storage. Quy cách giấy sử dụng phải đối chiếu tài liệu đúng model.
