Bạn nhìn thấy giấy trong khay nhưng máy Ricoh vẫn yêu cầu nạp giấy và chưa in tài liệu. Thông báo này không phải lúc nào cũng có nghĩa toàn bộ máy đã hết giấy: lệnh in có thể đang yêu cầu một khay, khổ hoặc loại giấy khác với giấy hiện có.
Trước khi thêm giấy hay nhấn in nhiều lần, hãy đọc đầy đủ thông báo. Mục tiêu là đối chiếu giấy thực tế, thiết lập khay trên máy và yêu cầu của lệnh in.
1. Đọc đúng khay và loại giấy máy đang yêu cầu
Ghi lại tên khay, khổ giấy và loại giấy xuất hiện trên màn hình. Ví dụ, giấy A4 nằm trong khay 1 chưa giải quyết được một lệnh đang yêu cầu khay tay (Bypass) hoặc giấy Letter.
Nếu màn hình chỉ báo một khay cụ thể, kiểm tra đúng khay đó. Nếu thông báo là kẹt giấy hoặc mã lỗi, chuyển sang xử lý theo thông báo; bài này tập trung vào trường hợp máy đang chờ giấy phù hợp.
Tạm dừng gửi thêm lệnh. Khi vấn đề được xử lý, các lệnh đã gửi có thể tiếp tục chạy và tạo nhiều bản trùng. Nếu cần hủy, chỉ hủy lệnh của mình hoặc phối hợp với người đang sử dụng chung máy.
2. Kiểm tra giấy trong khay được chỉ định
Chờ khay không còn cấp giấy rồi mở theo hướng dẫn của máy. Nhìn xem giấy có nằm phẳng, bị cong hoặc xô lệch không, và thanh chặn có phù hợp khổ giấy đang đặt không.
- Không nạp vượt vạch giới hạn trong khay.
- Điều chỉnh thanh chặn vừa mép giấy, không ép làm tập giấy cong.
- Đóng khay nhẹ, đúng vị trí; không đẩy mạnh khi có vật cản.
- Không tự ép thanh chặn hoặc đổi khổ ở khay có cấu hình cố định.
Giới hạn khổ giấy và cách chỉnh khay phụ thuộc model, phụ kiện. Có thể đối chiếu hướng dẫn nạp giấy của Ricoh, nhưng không áp dụng nguyên vị trí nút hoặc hướng đặt giấy của một dòng máy cho tất cả dòng khác.
Nếu khay đã đóng đúng mà màn hình vẫn không nhận giấy, không tháo cơ cấu nâng giấy, cảm biến hoặc bánh xe lấy giấy. Hãy chuyển sang bước đối chiếu thiết lập trước khi gọi kỹ thuật.
3. Đối chiếu khổ giấy trong file và lệnh in
Trên máy tính, mở lại hộp thoại Print của tài liệu và xem Paper Size hoặc mục tương đương. Kiểm tra file đang đặt A4, A3 hay Letter. Đừng chỉ dựa vào kích thước trang nhìn trên màn hình vì các khổ gần nhau có thể khó phân biệt bằng mắt.
Ví dụ, văn phòng chỉ nạp A4 nhưng một biểu mẫu tải về đang đặt Letter. Nếu tài liệu được phép in trên A4, chọn đầu ra A4 và xem trước bố cục. Nếu hồ sơ yêu cầu giữ nguyên kích thước, cần chuẩn bị giấy phù hợp thay vì tự co giãn.
Khi thay đổi khổ đầu ra, kiểm tra phần gần mép trang, chữ ký và bảng biểu. In được không có nghĩa nội dung đã đầy đủ: một thiết lập không phù hợp có thể làm cắt nội dung hoặc thay đổi tỷ lệ.
Nếu tài liệu có nhiều khổ trang, kiểm tra cả những trang khác trang đầu. Một lệnh có thể chạy được vài trang rồi dừng khi đến trang yêu cầu khổ khác.
4. Kiểm tra khay được chọn trong driver
Tìm mục Input Tray, Paper Source hoặc tên tương đương trong phần thiết lập máy in. Nếu đang chọn một khay cụ thể, xác nhận giấy cần dùng nằm đúng khay đó.
Đối với tài liệu thông thường, có thể sử dụng lựa chọn tự động khi phù hợp với cấu hình văn phòng. Với giấy tiêu đề hoặc biểu mẫu riêng, nên chọn đúng khay đã chuẩn bị để tránh in nhầm lên giấy khác.
Không nên thay đổi thiết lập ưu tiên khay của toàn bộ máy chỉ để xử lý một lệnh cá nhân. Ricoh có các thiết lập quy định ưu tiên giữa driver và máy; nếu hai nơi hiển thị khác nhau mà bạn chưa rõ nguyên nhân, hãy nhờ người phụ trách kiểm tra. Xem thêm hướng dẫn Ricoh về giấy không được cấp như yêu cầu.
5. Kiểm tra loại giấy và cách khai báo trên máy
Giấy cùng khổ chưa chắc cùng loại. Chẳng hạn, lệnh in yêu cầu giấy dày trong khi khay đang khai báo giấy thường có thể cần được kiểm tra lại.
Trên một số giao diện Ricoh, thông tin này nằm ở Tray/Paper Settings hoặc Tray Paper Settings. Tên mục khác theo dòng máy; có thể tham khảo thiết lập khay và giấy của dòng IM C để hiểu các trường thông tin, sau đó đối chiếu với máy thực tế.
Khai báo phải phản ánh đúng giấy đang dùng. Không đổi giấy dày thành giấy thường, bỏ qua thông báo hoặc bật tự tiếp tục chỉ để máy chạy. Nếu không chắc loại giấy được hỗ trợ, kiểm tra với đơn vị cung cấp trước.
Bảng kiểm nhanh theo tình huống
| Hiện tượng | Nên kiểm tra |
|---|---|
| A4 trong khay nhưng máy yêu cầu Letter | Khổ trang trong file và khổ đầu ra của lệnh in. |
| Khay 1 còn giấy nhưng máy yêu cầu Bypass | Nguồn giấy đang chọn trong driver hoặc ứng dụng. |
| Vừa thay giấy thì máy không nhận đúng khổ | Thanh chặn, chiều đặt giấy và khai báo khay theo model. |
| Chỉ một tài liệu không in được | Thiết lập của tài liệu đó, kể cả các trang khác khổ. |
| Mọi lệnh dùng cùng khay đều bị dừng | Tình trạng khay và cấu hình chung; cần kỹ thuật nếu đối chiếu giấy vẫn đúng. |
Chạy thử một trang trước khi gửi lại cả bộ
Sau khi sửa đúng phần không khớp, kiểm tra lệnh cũ còn trong hàng đợi hay đã hủy. Chỉ gửi một trang mẫu, một bản; xác nhận máy lấy đúng khay và nội dung đủ trên giấy.
Nếu in hai mặt, kiểm tra thêm chiều lật theo hướng dẫn in hai mặt trên Ricoh. Nếu máy đã kéo giấy nhưng bị kẹt, thực hiện theo hướng dẫn xử lý kẹt giấy an toàn, không tiếp tục nạp thêm để thử.
Khi cần hỗ trợ, gửi model, ảnh thông báo, khay đang dùng và ảnh thiết lập khổ/loại giấy của lệnh in. Những thông tin này giúp kỹ thuật phân biệt sai thiết lập với vấn đề nhận hoặc cấp giấy.
