Một tập hợp đồng phẳng, cùng khổ có thể nạp tự động để tiết kiệm thao tác. Nhưng nếu xen giữa là hóa đơn mỏng, trang rách hoặc tờ dán giấy nhớ, đưa cả tập vào bộ nạp có thể làm hỏng chính bản gốc cần lưu. Khi chọn cách scan hay photocopy, hãy xem tình trạng tài liệu trước khi xem số trang.
ADF là bộ nạp bản gốc tự động phía trên máy, khác với khay chứa giấy trắng để in. Mặt kính là nơi đặt từng bản gốc để quét mà không đưa giấy chạy qua bộ nạp. Bài này giúp chọn giữa hai cách; giới hạn khổ giấy, định lượng và số tờ phải tra theo model cùng bộ nạp đang lắp.
Khi nào ADF là lựa chọn phù hợp?
ADF phù hợp với tập giấy rời còn tốt, phẳng, không có vật gắn kèm và nằm trong giới hạn bản gốc của thiết bị. Với hồ sơ nhiều trang đồng nhất, cách này giảm việc đặt từng tờ. Tuy nhiên, khả năng quét hai mặt và xử lý giấy khác khổ không giống nhau giữa các bộ nạp; chỉ chọn khi đã xác nhận thiết bị hỗ trợ.
Đừng lấy số tờ hoặc định lượng của một máy Ricoh khác làm chuẩn. Thông số giấy in trong khay cũng không thay cho thông số bản gốc được phép nạp qua ADF. Nếu chưa tìm được hướng dẫn đúng máy, đặt từng trang lên kính là cách thận trọng hơn với tài liệu quan trọng.
Những bản gốc nên tách ra để đặt lên kính
Ricoh liệt kê nhiều loại tài liệu có thể bị kẹt hoặc hư hại khi chạy qua bộ nạp. Với các trường hợp dưới đây, ưu tiên mặt kính và kiểm tra thêm hướng dẫn đúng model:
- Giấy đang gắn ghim, kẹp, giấy nhớ nhô ra hoặc có băng dính, keo dán.
- Tờ rách, thủng, nhăn, gấp nếp hoặc cong nhiều.
- Giấy quá mỏng, mềm, giấy có bề mặt xử lý như giấy nhiệt, hoặc bản gốc trong suốt.
- Sách, sổ đóng gáy, thẻ dày và tài liệu vượt giới hạn của bộ nạp.
Mặt kính tránh được đường kéo giấy, nhưng vẫn phải đặt nhẹ và giữ bề mặt sạch. Không quét khi mực hoặc bút xóa chưa khô; không ép nắp để làm phẳng một cuốn sách dày. Nếu tài liệu không nằm ổn định trên kính, dừng để chọn cách sao chụp phù hợp hơn.
Chuẩn bị một tập hồ sơ trước khi quét
Trước hết, xem toàn bộ tập thay vì chỉ trang trên cùng. Tháo ghim và kẹp bằng dụng cụ phù hợp; kiểm tra góc trang từng được bấm ghim có rách hoặc còn mảnh kim loại không. Nếu phần mép đã yếu, chuyển trang đó sang kính, đừng dán băng keo rồi đưa lại vào ADF.
Với tập giấy rời đủ điều kiện, tách nhẹ các tờ để giảm dính đôi, xếp thẳng mép và chỉnh thanh dẫn vừa sát giấy mà không ép cong. Tuân theo vạch giới hạn và ký hiệu chiều đặt bản gốc trên máy. Không suy từ cách đặt giấy trắng trong khay in sang chiều đặt tài liệu ở ADF.
Giữ thứ tự bằng cách tách rõ phần chưa quét và phần đã quét. Với tập có vài trang phải dùng kính, ghi lại vị trí của chúng trước khi bắt đầu. Nếu cần kết quả là một PDF, xem cách scan nhiều trang thành một file PDF để lựa chọn chế độ quét tiếp phù hợp, thay vì mặc định các lượt quét sẽ tự ghép.
Ba tình huống nên xử lý khác nhau
Hợp đồng có một trang dán phụ lục: giữ nguyên giá trị của bản gốc, tách trang đó sang kính. Không bóc phần dán chỉ để chạy nhanh qua ADF nếu có thể làm mất nội dung hoặc hỏng giấy.
Hóa đơn giấy nhiệt nhỏ và mỏng: ưu tiên mặt kính; chọn vùng quét phù hợp nếu máy cho phép và kiểm tra chữ nhạt trên file thử. Không kẹp hóa đơn vào một tờ A4 rồi đưa cả hai qua bộ nạp để cố đạt khổ giấy.
Sổ đóng gáy cần sao vài trang: dùng kính, đặt nhẹ, xem phần chữ sát gáy có bị khuất không. Đóng nắp theo khả năng của thiết bị, không dùng lực ép. Nếu bản quét mất chữ sát gáy, thay đổi cách đặt hoặc phương pháp số hóa, thay vì chỉ tăng độ đậm.
Quét xong vẫn phải đối chiếu với bản gốc
Một lượt ADF chạy hết không chứng minh đã đủ trang: hai tờ có thể bị kéo cùng lúc. Kiểm tra số trang, trang đầu và cuối, các đoạn chuyển tập cùng những trang đã tách riêng. Với hồ sơ hai mặt, kiểm tra cả mặt sau. Chỉ cất bản gốc sau khi xác nhận file hoặc bản sao đủ nội dung.
Nếu bản quét có sọc khi dùng ADF nhưng đặt lên kính lại sạch, tham khảo cách kiểm tra scan hoặc photocopy bị sọc đen. Đây là bước phân biệt hiện tượng, không phải kết luận mọi sọc đen đều do bộ nạp.
Khi nào nên dừng và nhờ kỹ thuật kiểm tra?
Dừng nạp lại nếu bản gốc tiếp tục bị lệch, nhăn, kéo đôi hoặc xuất hiện tiếng bất thường dù đã dùng giấy phù hợp và đặt đúng. Khi kẹt, làm theo chỉ dẫn trên màn hình và hướng dẫn xử lý kẹt giấy Ricoh an toàn; không giật mạnh tài liệu hoặc tự tháo bộ nạp.
Thông tin hữu ích cho kỹ thuật gồm model, loại bộ nạp nếu biết, tình trạng giấy, lỗi xảy ra với mọi tập hay riêng một loại tài liệu, và ảnh mép giấy bị hỏng. Không cần gửi toàn bộ nội dung hồ sơ. Với bản gốc duy nhất khó thay thế, chuyển sang mặt kính ngay từ đầu thường đáng giá hơn vài phút tiết kiệm thao tác.
Tham khảo kỹ thuật: Ricoh: Original Double Feed / Misfeed và hướng dẫn Ricoh về bản gốc không phù hợp với ADF/ARDF. Phạm vi tương thích cụ thể cần đối chiếu tài liệu của máy đang sử dụng.
