Cần sao tài liệu 6 trang thành 10 bộ cho cuộc họp, nhưng máy lại cho ra 10 bản trang 1, rồi 10 bản trang 2. Tài liệu không thiếu, chỉ sai cách sắp xếp đầu ra. Người dùng phải chia từng xấp bằng tay trong khi chức năng Sort có thể giúp máy gom thành từng bộ đúng thứ tự.
Sort là chia bộ: mỗi bộ có đủ các trang theo thứ tự bản gốc. Tên nút và vị trí trên màn hình Ricoh thay đổi theo model; hướng dẫn dưới đây giải thích cách thao tác chung, sau đó người dùng đối chiếu giao diện máy đang dùng.
Sort khác gom bản sao theo trang thế nào?
Giả sử bản gốc có ba trang và cần hai bộ. Kết quả dễ hình dung như sau:
| Cách sắp xếp | Thứ tự bản sao | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| Sort — chia bộ | 1–2–3 / 1–2–3 | Phát mỗi người một bộ tài liệu |
| Gom theo trang | 1–1 / 2–2 / 3–3 | Cần nhiều bản của từng trang riêng |
Nếu mục tiêu là phát hồ sơ hoặc tài liệu họp, chọn cách chia bộ. Với một trang duy nhất, khác biệt này hầu như không giúp ích vì mỗi bộ cũng chỉ có một trang.
Chuẩn bị bản gốc trước khi sao
Xếp tài liệu đúng thứ tự và kiểm tra đủ trang. Giấy bị lẫn thứ tự từ đầu sẽ tạo ra nhiều bộ sai giống nhau. Gỡ ghim trước khi đưa vào khay nạp bản gốc, căn giấy gọn và đặt theo dấu chỉ dẫn của máy.
Khối tài liệu cần chia bộ khác với một trang được sao nhiều lần. Khi dùng kính quét, máy phải nhận đủ các trang của cùng một công việc trước khi hoàn tất. Nếu mỗi trang được bắt đầu thành một lệnh sao riêng, máy không tự hiểu đó là một bộ.
Cách chọn Sort trên máy Ricoh
- Mở chức năng Copy.
- Đặt bộ bản gốc theo hướng dẫn trên máy.
- Tìm Sort trên màn hình; ở một số giao diện, tùy chọn nằm trong Finishing.
- Chọn Sort và nhập số bộ muốn sao.
- Kiểm tra khổ giấy, mặt in và các thiết lập đang bật.
- Chạy thử ít bộ, kiểm tra đủ trang và thứ tự trước khi sao toàn bộ số lượng.
Nếu quét từng trang bằng mặt kính, làm theo thông báo để bổ sung bản gốc và kết thúc quét sau trang cuối. Nút hoàn tất có thể khác giữa các model. Nếu chưa thấy cách kết thúc, tra hướng dẫn đúng máy hoặc nhờ người phụ trách chỉ thao tác tại chỗ.
Kiểm tra bản mẫu bằng cách nào?
Lấy một bộ ra kiểm tra trang đầu, trang cuối và các trang giữa. Đếm đủ số trang; quan sát hướng chữ, thứ tự và các trang có nội dung hai mặt. Với một bộ hồ sơ có trang ký hoặc phụ lục, đừng chỉ nhìn bìa rồi cho rằng phần còn lại đã đúng.
Nếu dùng hai mặt, đọc thêm cách in hai mặt Ricoh để không bị ngược đầu. Chia bộ đúng thứ tự và chọn đúng chiều lật là hai thiết lập khác nhau.
Sort có tự đóng ghim không?
Không nên coi chia bộ và đóng ghim là cùng một chức năng. Chia bộ quyết định thứ tự trang. Đóng ghim phụ thuộc bộ hoàn thiện và cấu hình máy. Nếu không có tùy chọn ghim, người dùng vẫn có thể sao thành bộ rồi hoàn thiện thủ công.
Một số cấu hình còn có Shift Sort để đưa các bộ lệch vị trí hoặc Rotate Sort để xoay xen kẽ hướng đầu ra. Các cách này giúp nhận ra ranh giới giữa các bộ nhưng có điều kiện về phụ kiện hoặc khay giấy. Không cần bật chúng để đạt mục tiêu cơ bản là đủ trang, đúng thứ tự.
Đã chọn Sort mà kết quả vẫn chưa đúng?
- Trang trong từng bộ bị đảo: kiểm tra thứ tự và hướng đặt bản gốc trước.
- Các bản vẫn gom theo trang: xem Sort có thực sự được chọn trong lệnh hiện tại không.
- Mỗi bộ thiếu một trang: đối chiếu bản gốc và bước kết thúc quét, nhất là khi dùng mặt kính.
- Không thấy nút Sort: ghi model, chụp màn hình chức năng Copy và nhờ kỹ thuật kiểm tra giao diện.
Nếu bản gốc bị kéo nhiều tờ cùng lúc, Sort không sửa được việc quét thiếu trang. Dừng sao hàng loạt và kiểm tra khay nạp bản gốc trước; bộ bản sao đúng thứ tự vẫn có thể thiếu nội dung nếu máy chưa quét đủ.
Khi nào cần gọi hỗ trợ?
Khi đã kiểm tra bản gốc, sao thử số lượng nhỏ và chọn đúng chức năng mà máy vẫn thiếu trang hoặc dừng giữa công việc, gửi kỹ thuật model, số trang gốc, số bộ đã chọn và thông báo trên màn hình. Có thể dùng một tài liệu thử không nhạy cảm để mô tả lỗi.
Với công việc lặp lại thường xuyên, ghi lại vị trí nút Sort trên đúng máy của văn phòng giúp người dùng sau thao tác nhanh hơn. Một lượt kiểm tra bản mẫu thường tiết kiệm hơn nhiều so với chia lại hàng chục bộ bằng tay.
Tham khảo: Ricoh — Operating Instructions, chức năng Sort và Ricoh — Sort/Shift Sort. Vị trí nút và các tùy chọn phải kiểm tra theo model, phụ kiện đang lắp.
