Để chọn gói thuê máy photocopy, doanh nghiệp cần biết mỗi tháng mình sử dụng khoảng bao nhiêu bản in, thay vì chỉ dựa vào số nhân viên hoặc số ram giấy đã mua. Một văn phòng ít người vẫn có thể in nhiều hồ sơ; ngược lại, văn phòng đông người nhưng xử lý tài liệu chủ yếu trên máy tính có thể dùng rất ít bản in.
Cách làm thực tế là lấy số liệu sử dụng làm mốc, tách tháng bình thường với tháng cao điểm, rồi so sánh chi phí của từng gói tại các mức sản lượng đó.
1. Thống nhất cách tính “một bản” trước khi ước tính
Tờ giấy, mặt in và trang trong tập tin là những đơn vị khác nhau. Ví dụ, tài liệu 10 trang in một trang nội dung trên mỗi mặt sẽ tạo ra 10 mặt in; nếu in hai mặt, số giấy sử dụng là 5 tờ. Nếu hợp đồng tính theo mặt in, việc chuyển sang in hai mặt giúp tiết kiệm giấy nhưng không làm số bản tính phí giảm còn một nửa.
Trước khi so sánh gói thuê, hãy hỏi đơn vị cung cấp:
- Sản lượng được đối soát bằng chỉ số đếm nào trên máy?
- Bản A3 được tính như thế nào so với A4?
- Nếu dùng máy màu, bản đen trắng và bản màu được tính riêng ra sao?
- Số bản trong gói có bao gồm cả in từ máy tính và photocopy không?
Đừng tự quy đổi mọi loại giấy hoặc mọi tác vụ về cùng một đơn vị. Hãy sử dụng đúng cách tính được hai bên thống nhất trong báo giá và hợp đồng. Nhu cầu scan nên ghi riêng để tư vấn chức năng máy, không tự cộng số trang scan vào sản lượng bản in.
2. Nếu đang có máy: lấy chênh lệch số đếm qua từng tháng
Với doanh nghiệp đã sử dụng máy photocopy, số counter (bộ đếm bản trên máy) hoặc biên bản đối soát hằng tháng là điểm bắt đầu thuận tiện. Ghi cùng một loại chỉ số ở đầu và cuối kỳ, tốt nhất vào một ngày cố định mỗi tháng.
Sản lượng trong kỳ = Chỉ số cuối kỳ − Chỉ số đầu kỳ.
Ví dụ minh họa: đầu tháng ghi nhận 125.400 bản, cuối tháng là 131.200 bản thì sản lượng tháng đó là 5.800 bản. Phép tính này áp dụng khi hai lần ghi nhận cùng máy, cùng bộ đếm và không có thay đổi làm gián đoạn dữ liệu.
Nên tổng hợp ít nhất vài tháng có tính đại diện. Nếu công việc có mùa vụ rõ rệt, hãy xem thêm những kỳ cao điểm trước đó. Khi đổi máy giữa tháng hoặc sử dụng nhiều máy, cần ghi riêng từng máy rồi cộng sản lượng tương ứng; không lấy số cuối kỳ của máy mới trừ số đầu kỳ của máy cũ.
| Kỳ theo dõi | Sản lượng minh họa | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tháng 1 | 4.800 bản | Công việc bình thường |
| Tháng 2 | 5.200 bản | Công việc bình thường |
| Tháng 3 | 8.000 bản | Có đợt làm hồ sơ dự án |
Trung bình ba tháng là 6.000 bản/tháng, nhưng nhu cầu thường xuyên nằm quanh 5.000 bản. Con số 8.000 phản ánh một đợt cao điểm. Giữ cả hai thông tin này sẽ hữu ích hơn việc chỉ báo “mỗi tháng khoảng 6.000 bản”.
3. Nếu chưa có số liệu: ước tính theo nhóm công việc
Văn phòng mới có thể liệt kê các loại tài liệu thường dùng, số trang mỗi bộ và số bộ cần in trong tháng. Tính theo số mặt thực sự dự kiến in ra, đồng thời cộng nhu cầu photocopy tài liệu giấy.
| Nhóm tài liệu | Cách tính minh họa | Số mặt in |
|---|---|---|
| Hồ sơ khách hàng | 120 bộ × 12 mặt | 1.440 |
| Tài liệu họp | 8 buổi × 10 bộ × 6 mặt | 480 |
| Biểu mẫu nội bộ | 22 ngày × 40 mặt/ngày | 880 |
| Photocopy giấy tờ | Ước tính riêng theo nhu cầu | 400 |
| Tổng | 3.200 |
Đây là ví dụ về cách lập bảng, không phải định mức cho mọi doanh nghiệp. Khi thống kê, tránh tính một bộ hồ sơ ở cả phòng hành chính lẫn phòng kinh doanh nếu thực tế chỉ in một lần. Tách thêm phần phát sinh đã biết, chẳng hạn một dự án sắp triển khai, thay vì cộng một tỷ lệ dự phòng tùy ý.
Lượng giấy đã dùng có thể hỗ trợ kiểm tra lại ước tính, nhưng lượng giấy mua vào chưa phản ánh chính xác sản lượng: còn giấy tồn kho, in một mặt hoặc hai mặt, giấy dùng ở máy khác và giấy dùng cho công việc ngoài in ấn.
4. So sánh gói thuê ở cả tháng bình thường và tháng cao điểm
Với gói có phí cố định và số bản bao gồm, có thể lập phép tính đơn giản:
Chi phí theo sản lượng = Phí thuê cố định + Số bản vượt × Đơn giá vượt.
Trong đó, số bản vượt bằng sản lượng thực tế trừ số bản bao gồm; nếu kết quả âm thì lấy bằng 0. Công thức này chưa cộng các khoản ngoài gói hoặc thuế nếu báo giá quy định riêng.
Giả sử có hai gói thuê dưới đây. Toàn bộ mức giá chỉ dùng để minh họa phép tính, không phải báo giá của Phước An. Để so sánh có ý nghĩa, giả định hai gói có điều kiện máy, dịch vụ và cách tính bản tương đương.
| Thông số | Gói A | Gói B |
|---|---|---|
| Phí cố định/tháng | 900.000 đồng | 1.200.000 đồng |
| Số bản bao gồm | 5.000 | 8.000 |
| Đơn giá vượt/bản | 200 đồng | 150 đồng |
| Tổng tại 5.000 bản | 900.000 đồng | 1.200.000 đồng |
| Tổng tại 8.000 bản | 1.500.000 đồng | 1.200.000 đồng |
Nếu có hai tháng dùng 5.000 bản và một tháng dùng 8.000 bản, tổng ba tháng của gói A là 3.300.000 đồng, còn gói B là 3.600.000 đồng. Như vậy, có tháng vượt số bản trong gói không đồng nghĩa gói nhỏ luôn kém phù hợp.
Ngược lại, nếu mức 8.000 bản trở thành nhu cầu thường xuyên, nên tính lại. Hỏi rõ việc điều chỉnh gói, thời điểm áp dụng và cách xử lý số bản chưa dùng hết; không mặc định số bản dư được chuyển sang tháng sau.
5. Sản lượng tháng chưa nói hết yêu cầu đối với máy
Hai văn phòng cùng dùng 5.000 bản/tháng có thể cần máy khác nhau. Một nơi in đều mỗi ngày; nơi còn lại thường cần hàng trăm trang trong thời gian ngắn trước buổi họp hoặc hạn nộp hồ sơ.
Khi trao đổi với đơn vị cho thuê, ngoài tổng sản lượng hãy cung cấp thêm số người sử dụng cùng lúc, lượng in trong đợt bận nhất, nhu cầu A3, in hai mặt, scan nhiều trang và in màu nếu có. Những thông tin này giúp chọn máy đáp ứng công việc, thay vì chỉ chọn gói có số bản vừa đủ.
6. Những thông tin nên chuẩn bị khi cần tư vấn gói thuê
- Sản lượng từng tháng gần đây hoặc bảng ước tính theo công việc.
- Mức sử dụng bình thường, tháng cao điểm và lý do tăng.
- Số máy hiện có, phần công việc dự kiến chuyển sang máy thuê.
- Nhu cầu đen trắng, màu, A4, A3 và scan.
- Thời điểm thường in tập trung, kế hoạch tăng nhân sự hoặc dự án mới.
Sau những kỳ sử dụng đầu tiên, nên đối chiếu số thực tế với ước tính để trao đổi lại nếu nhu cầu chênh lệch đáng kể. Không cần cố dự đoán chính xác ngay từ đầu; điều quan trọng là có cơ sở tính toán và thống nhất cách theo dõi.
Nếu đang tìm dịch vụ cho thuê máy photocopy Ricoh, bạn có thể gửi Phước An số liệu sử dụng hiện tại hoặc mô tả công việc cần xử lý. Phước An sẽ dựa trên nhu cầu thực tế để tư vấn máy và gói thuê phù hợp.
