Đến ngày chuyển văn phòng, máy photocopy thường được xếp chung với bàn ghế và máy tính. Nhưng với máy đang thuê, bạn còn cần thống nhất với bên cung cấp về việc di dời, trách nhiệm trong quá trình vận chuyển và cài đặt lại ở địa điểm mới.
Máy được giao đến nơi chưa có nghĩa nhân viên đã in và scan được. Một kế hoạch đủ rõ cần bao gồm vận chuyển, lắp đặt và kiểm tra công việc thực tế sau khi chuyển.
Báo bên cho thuê trước khi chốt lịch vận chuyển
Liên hệ đầu mối quản lý hợp đồng hoặc hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp ngày dự kiến, địa chỉ mới và thông tin tiếp cận cả hai địa điểm.
Không nên mặc định dịch vụ thuê đã bao gồm di dời miễn phí hoặc công ty chuyển nhà được phép tự tháo máy. Điều kiện cụ thể cần đối chiếu thỏa thuận hiện có và xác nhận lại bằng nội dung rõ ràng.
Nếu địa điểm mới nằm ngoài khu vực đang được phục vụ, hỏi thêm khả năng tiếp tục hỗ trợ, cách bố trí kỹ thuật và các thay đổi nếu có. Đây là việc cần làm trước khi chuyển, không chờ đến lúc máy phát sinh lỗi ở nơi mới.
Thống nhất ai phụ trách từng phần
Có thể một đơn vị vận chuyển máy, một người phụ trách mạng và bên cho thuê cài đặt lại. Nếu không phân công trước, mỗi bên dễ hiểu công việc của mình đã xong trong khi máy vẫn chưa dùng được.
| Phần việc | Nội dung cần xác nhận |
|---|---|
| Chuẩn bị máy | Ai ngừng máy, chuẩn bị phụ kiện và xác định những phần cần xử lý theo model. |
| Vận chuyển | Đơn vị chịu trách nhiệm nhận máy, di chuyển và bàn giao tại nơi mới. |
| Điều kiện mặt bằng | Ai kiểm tra lối đi, thang máy, vị trí đặt và yêu cầu của tòa nhà. |
| Mạng và máy tính | Ai chuẩn bị kết nối, phối hợp địa chỉ mạng và cài lại nếu cần. |
| Chạy thử | Ai xác nhận in, photocopy, scan đã hoạt động trước khi kết thúc. |
Máy photocopy có cấu hình và phụ kiện khác nhau, nên việc chuẩn bị để vận chuyển cần theo hướng dẫn của bên cung cấp. Nhân viên văn phòng không nên tự tháo khay, bộ hoàn thiện hoặc nâng máy lên cầu thang chỉ vì muốn kịp lịch chuyển.
Cung cấp đủ thông tin về hai địa điểm
Hãy mô tả những điều người điều phối cần biết: tầng đặt máy, có thang máy hay không, lối đi có bậc, cửa hẹp hoặc đoạn phải đi bộ xa từ chỗ đỗ xe.
Với tòa nhà có quy định riêng, xác nhận giờ được vận chuyển, việc đặt lịch thang hàng và thủ tục ra vào. Nếu bên vận chuyển cần đo hoặc khảo sát, nên bố trí trước thay vì chỉ gửi địa chỉ.
Ở văn phòng mới, chốt vị trí máy sau khi đã xem xét khoảng mở khay, nắp máy, chỗ người dùng thao tác và đường đi. Nhờ bên kỹ thuật xác nhận điều kiện điện, thông thoáng và khoảng cách cần thiết theo đúng model; không dùng một kích thước chung cho mọi máy.
Hỏi rõ chi phí và phạm vi công việc
Yêu cầu báo giá hoặc xác nhận chi phí trước khi triển khai. Các mục cần làm rõ có thể gồm:
- Chuẩn bị máy, vận chuyển và đưa máy đến vị trí sử dụng.
- Xử lý trường hợp cầu thang, lối tiếp cận khó hoặc lịch ngoài giờ.
- Lắp đặt, kết nối máy tính và cấu hình nơi nhận scan.
- Vật tư hoặc công việc mạng phát sinh nếu địa điểm mới chưa sẵn sàng.
- Trách nhiệm kiểm tra, ghi nhận và xử lý nếu máy bị ảnh hưởng trong quá trình di dời.
Đây là danh sách để hỏi, không phải khẳng định mọi lần di dời đều có tất cả các khoản phí. Điều cần có là phạm vi rõ: báo giá bao gồm việc đưa máy đến nơi hay bao gồm cả đưa máy hoạt động lại.
Nếu việc đổi địa điểm làm thay đổi điều kiện thuê, hỏi cách cập nhật thông tin bằng văn bản. Những nguyên tắc trao đổi ban đầu được đề cập thêm trong bài 7 điều nên hỏi trước khi ký hợp đồng thuê máy.
Chuẩn bị kết nối và nơi nhận file scan
Chuyển địa điểm có thể đi kèm thay router, mạng nội bộ hoặc vị trí máy tính nhận file. Vì vậy, nên có người phụ trách hệ thống phối hợp với kỹ thuật máy photocopy.
Lập danh sách những gì văn phòng đang dùng: máy tính cần in, thư mục nhận scan, địa chỉ email đích, mã người dùng hoặc thiết lập in riêng nếu có. Không cần đưa mật khẩu vào biên bản chia sẻ cho nhiều người; thông tin cấu hình nhạy cảm nên chuyển trực tiếp cho người phụ trách phù hợp.
Ghi rõ máy tính nào chứa thư mục scan và thiết bị đó có sẵn tại nơi mới trong buổi lắp đặt hay không. Nếu máy tính vẫn đang được đóng thùng hoặc hệ thống mạng chưa hoàn tất, cần lên lịch kiểm tra lại thay vì đánh dấu phần scan đã xong.
Trước khi tháo kết nối, có thể ghi lại tên máy in đang dùng trên các máy tính để người sử dụng biết lựa chọn nào cần giữ hoặc thay sau khi cài đặt.
Chọn khoảng ngừng máy phù hợp với công việc
Xác định giờ ngừng nhận lệnh in ở nơi cũ, thời gian dự kiến lắp đặt và thời điểm cần sử dụng lại. Chừa thời gian cho việc cài đặt và chạy thử, không chỉ thời gian xe di chuyển.
Nếu đang có hồ sơ cần giao ngay, hoàn thành trước hoặc chuẩn bị phương án in thay thế theo quy định của doanh nghiệp. Thông báo cho các bộ phận biết khoảng gián đoạn để họ không tiếp tục gửi lệnh vào máy đang được di dời.
Trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, kiểm tra không còn bản gốc trên mặt kính, giấy trong bộ nạp hoặc tài liệu ở khay đầu ra. Phần tắt máy, ngắt kết nối và chuẩn bị vận chuyển để người phụ trách thực hiện theo quy trình phù hợp.
Ghi nhận tình trạng trước và sau khi chuyển
Nên lưu model hoặc số nhận diện máy, ảnh tình trạng bên ngoài, phụ kiện đi kèm và counter tại thời điểm bàn giao. Nếu máy đã có vết trầy hoặc lỗi chưa xử lý, ghi rõ để các bên cùng biết.
Di dời cùng một máy không có nghĩa counter tự bắt đầu lại từ đầu. Chỉ số được ghi để đối chiếu; việc tính sản lượng và kỳ thanh toán vẫn theo thỏa thuận. Nếu bên cung cấp đồng thời thay máy khác, cần chốt riêng counter máy cũ và chỉ số đầu của máy mới.
Ở nơi mới, kiểm tra lại tình trạng và chạy một tài liệu mẫu không có thông tin riêng tư:
- In từ máy tính của người sử dụng.
- In hai mặt và chọn các khay thường dùng.
- Photocopy qua mặt kính và bộ nạp bản gốc.
- Scan rồi mở file tại đúng thư mục hoặc email nhận.
Chỉ thử photocopy một trang chưa xác nhận được kết nối máy tính. Nếu một chức năng chưa hoàn tất, ghi người phụ trách và thời điểm kiểm tra lại. Có thể dùng bảng kiểm nhận bàn giao máy thuê cho bước này.
Thông tin nên gửi khi đề nghị di dời
Một yêu cầu ngắn nhưng đủ thông tin có thể gồm: model máy đang thuê; địa chỉ cũ và mới; tầng, thang máy và lối tiếp cận; ngày chuyển dự kiến; thời điểm cần máy hoạt động lại; người phụ trách mạng; các chức năng cần cài đặt và thử lại.
Khi trao đổi với Phước An về việc di dời máy trong thời gian thuê máy photocopy, gửi trước các thông tin này để hai bên xác nhận phương án, phạm vi và chi phí. Đến ngày chuyển, mỗi bên sẽ biết phần việc của mình và tiêu chí để xác nhận máy đã sẵn sàng sử dụng.
