Chọn máy photocopy màu hay đen trắng không nên chỉ dựa vào việc văn phòng thỉnh thoảng có tài liệu chứa màu. Điều quan trọng hơn là màu sắc có ảnh hưởng đến khả năng đọc, nhận diện và sử dụng tài liệu hay không. Nếu phần lớn công việc là hợp đồng, biểu mẫu, hồ sơ lưu trữ và tài liệu nội bộ, máy đen trắng phù hợp có thể đáp ứng tốt. Ngược lại, nếu màu là một phần của thông tin cần truyền đạt, máy màu sẽ giúp văn phòng chủ động hơn.
Trước khi chọn gói thuê, doanh nghiệp nên tách nhu cầu thành từng nhóm tài liệu, ước lượng tần suất và xác định ai cần quyền in màu. Cách này giúp tránh thuê máy màu nhưng hầu như không sử dụng, hoặc chọn máy đen trắng rồi phải gửi tài liệu ra ngoài mỗi khi phát sinh việc gấp.
1. Khi nào máy photocopy đen trắng thường đã đủ dùng?
Máy đen trắng phù hợp khi nội dung chính là chữ, bảng biểu đơn sắc và hình ảnh chỉ mang tính minh họa.
- Hợp đồng, phụ lục, biên bản và hồ sơ cần ký.
- Phiếu đề nghị, biểu mẫu nội bộ và chứng từ lưu trữ.
- Tài liệu đào tạo chủ yếu là chữ.
- Bản nháp dùng để kiểm tra nội dung.
- Khối lượng in lớn nhưng tỷ lệ tài liệu bắt buộc có màu rất thấp.
Trong trường hợp này, nên ưu tiên tốc độ, khả năng đảo mặt, scan, khổ giấy và độ ổn định. Chọn máy màu chỉ vì logo trong tài liệu có màu có thể không cần thiết nếu bản đen trắng vẫn thực hiện đúng mục đích.
2. Những trường hợp nên cân nhắc máy photocopy màu
Máy màu đáng cân nhắc khi màu sắc mang thông tin mà bản đen trắng không thể hiện rõ, hoặc khi tài liệu cần hình thức đồng nhất ngay tại văn phòng.
- Bản vẽ, sơ đồ hoặc biểu đồ dùng màu để phân biệt dữ liệu.
- Hồ sơ năng lực và đề xuất gửi khách hàng.
- Mẫu thiết kế cần duyệt nhanh.
- Tài liệu nhận diện cần trình bày màu thường xuyên.
- Văn phòng phải in màu gấp và việc gửi ra ngoài gây chậm công việc.
Cần phân biệt bản in màu văn phòng với sản phẩm in ấn yêu cầu cao về màu sắc, giấy đặc biệt hoặc hoàn thiện sau in. Máy photocopy giúp chủ động xử lý tài liệu nhưng không mặc nhiên thay thế thiết bị in chuyên dụng.
3. Lập bảng nhu cầu thay vì ước lượng chung
Doanh nghiệp có thể theo dõi trong vài tuần hoặc rà lại tài liệu gần đây. Với mỗi nhóm, ghi số bộ, số trang, yêu cầu màu và thời điểm phát sinh.
| Nhóm tài liệu | Tần suất | Bắt buộc dùng màu? | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng và phụ lục | Hằng ngày | Không | In đen trắng |
| Báo cáo có biểu đồ | Hằng tuần | Tùy người nhận | Xem điện tử hoặc in màu |
| Hồ sơ giới thiệu | Vài đợt mỗi tháng | Có | In ngoài hoặc tại văn phòng |
| Bản nháp nội bộ | Thường xuyên | Không | In đen trắng |
Bảng này giúp nhìn rõ phần nào thực sự cần màu và nhu cầu có đều đặn hay chỉ phát sinh theo đợt.
4. Đừng chỉ so sánh phí thuê cố định
Khi nhận báo giá, cần hỏi rõ cách tính bản màu và đen trắng, số bản bao gồm, đơn giá vượt, vật tư nằm trong gói và cách đọc bộ đếm. Không nên giả định mọi bản in đều có cùng đơn giá.
Ngoài chi phí theo bản, hãy tính thời gian mang tài liệu đi in, thời gian chờ và khả năng phải in lại khi cần gấp. Nếu nhu cầu màu ít và có thể lên kế hoạch, dùng máy đen trắng rồi đặt in màu riêng có thể hợp lý. Nếu tài liệu màu phát sinh liên tục và ảnh hưởng tiến độ, sự chủ động của máy màu có thể đáng giá hơn phần chênh lệch.
5. Kiểm soát việc in màu
Thuê máy màu không có nghĩa mọi tài liệu đều phải in màu. Văn phòng có thể thống nhất bản nháp mặc định đen trắng, chỉ chọn màu khi cần phân biệt thông tin hoặc gửi ra ngoài. Có thể cấu hình mặc định và phân quyền theo khả năng thiết bị cũng như môi trường mạng.
Nên nhờ kỹ thuật kiểm tra driver trên các máy tính. Nếu cài đặt không đồng nhất, người dùng có thể chọn nhầm chế độ hoặc không thấy đủ tùy chọn.
6. Khi nào nên dùng phương án kết hợp?
Văn phòng có lượng in đen trắng lớn nhưng vẫn cần màu thường xuyên có thể cân nhắc một máy đen trắng cho tác vụ hằng ngày và thiết bị màu cho nhóm công việc riêng. Phương án này chỉ hợp lý khi sản lượng, số người dùng và mặt bằng đủ để biện minh cho nhiều thiết bị.
Với văn phòng nhỏ, một máy màu đặt mặc định ở chế độ đen trắng có thể gọn hơn. Với văn phòng nhiều phòng ban, cần xem vị trí đặt máy, số người dùng đồng thời và ảnh hưởng nếu thiết bị duy nhất phải bảo trì.
7. Thông tin nên chuẩn bị trước khi chọn máy
- Sản lượng đen trắng và màu dự kiến mỗi tháng.
- Loại tài liệu bắt buộc phải thể hiện màu.
- Khổ giấy, in hai mặt, scan và chức năng cần dùng.
- Số người sử dụng và cách kết nối mạng.
- Thời điểm thường phát sinh lượng in lớn.
- Nhu cầu kiểm soát quyền in màu.
Nếu chưa có số liệu chính xác, hãy bắt đầu bằng bảng thống kê ngắn rồi đối chiếu với bộ đếm sau các kỳ đầu tiên.
Nếu đang cân nhắc thuê máy photocopy Ricoh, bạn có thể gửi Phước An loại tài liệu, sản lượng dự kiến và tỷ lệ cần in màu để được tư vấn theo nhu cầu thực tế.
