Khi văn phòng có nhiều tầng hoặc nhiều phòng ban, câu hỏi không chỉ là chọn máy photocopy có tốc độ bao nhiêu. Doanh nghiệp còn phải quyết định dùng một máy chung hay bố trí nhiều máy ở các khu vực khác nhau. Một máy giúp quản lý tập trung và giảm số thiết bị phải theo dõi; nhiều máy giúp người dùng đỡ di chuyển và hạn chế việc toàn bộ công việc bị dừng khi một máy gặp sự cố.
Không có phương án đúng cho mọi văn phòng. Nên đánh giá đồng thời sản lượng, mặt bằng, thời điểm sử dụng cao nhất, loại tài liệu và mức độ ảnh hưởng nếu phải chờ máy.
1. Khi nào một máy dùng chung có thể phù hợp?
Một máy thường hợp lý khi văn phòng nằm trên một mặt bằng gọn, các bộ phận không cách xa nhau và tổng nhu cầu nằm trong khả năng đáp ứng của thiết bị. Người dùng có thể đến máy thuận tiện mà không làm gián đoạn công việc đáng kể.
- Văn phòng nhỏ hoặc vừa, chủ yếu làm việc trên cùng một tầng.
- Nhu cầu in, photocopy và scan phân bố tương đối đều.
- Tài liệu không yêu cầu xử lý riêng theo từng phòng ban.
- Có vị trí đặt máy thông thoáng, dễ tiếp cận và thuận tiện cấp điện, mạng.
- Doanh nghiệp muốn tập trung theo dõi bộ đếm và quy trình sử dụng.
Tuy nhiên, không nên chọn một máy chỉ vì tổng sản lượng tháng có vẻ thấp. Nếu nhiều người cùng cần in trước cuộc họp hoặc cuối ngày, hàng đợi vẫn có thể kéo dài dù sản lượng bình quân không cao.
2. Khi nào nên cân nhắc nhiều máy?
Nhiều máy có thể phù hợp khi khoảng cách di chuyển lớn, các tầng tách biệt hoặc một số bộ phận sử dụng tài liệu liên tục. Mục tiêu không nhất thiết là tăng tổng công suất, mà là đặt khả năng xử lý tài liệu gần nơi phát sinh công việc.
- Văn phòng có nhiều tầng, nhiều khu làm việc hoặc hành lang dài.
- Một số phòng ban in nhiều và thường xuyên hơn phần còn lại.
- Tài liệu cần xử lý nhanh tại quầy tiếp nhận, kho hoặc bộ phận vận hành.
- Doanh nghiệp cần phương án dự phòng khi một máy tạm dừng để bảo trì.
- Có nhu cầu tách máy màu với máy đen trắng hoặc tách khổ giấy, chức năng.
Nhiều máy cũng làm tăng số điểm cần quản lý: driver, địa chỉ mạng, vật tư, bộ đếm và hướng dẫn người dùng. Vì vậy, lợi ích về quãng đường và thời gian chờ phải đủ rõ.
3. Đo quãng đường và thời gian chờ, không chỉ đếm số người
Số nhân viên không phản ánh đầy đủ nhu cầu. Một nhóm nhỏ xử lý hồ sơ giấy cả ngày có thể dùng máy nhiều hơn một phòng ban đông người làm việc chủ yếu trên hệ thống số.
Trong vài ngày đại diện, có thể ghi nhận:
| Thông tin | Câu hỏi cần trả lời |
|---|---|
| Lượt sử dụng | Mỗi khu vực đến máy bao nhiêu lần trong ngày? |
| Quãng đường | Người dùng mất bao lâu để lấy tài liệu? |
| Giờ cao điểm | Có nhiều lệnh tập trung trước họp hoặc cuối ca không? |
| Loại tác vụ | Chủ yếu in, photocopy hay scan nhiều trang? |
| Mức độ khẩn | Chờ máy vài phút có làm chậm quy trình không? |
Việc ghi nhận không cần quá phức tạp. Chỉ cần đủ để thấy khu vực nào sử dụng thường xuyên, khu vực nào thỉnh thoảng mới phát sinh và thời điểm nào máy dễ bị dồn việc.
4. So sánh hai phương án theo tổng chi phí sử dụng
Khi so sánh, không nên chỉ lấy phí thuê một máy nhân với số lượng. Hãy hỏi rõ số bản bao gồm, đơn giá vượt, cách tính bản giữa các máy, vật tư, bảo trì và điều kiện đổi cấu hình. Nếu dùng nhiều máy, cần biết sản lượng được tính riêng hay có cơ chế tổng hợp theo hợp đồng.
Cũng nên tính những chi phí gián tiếp: thời gian nhân viên di chuyển, thời gian chờ, việc phải cử người mang tài liệu giữa các tầng và ảnh hưởng nếu thiết bị duy nhất dừng hoạt động. Ngược lại, nhiều máy nhưng ít dùng có thể tạo ra chi phí cố định không cần thiết.
5. Không phải máy nào cũng cần cùng cấu hình
Nếu chọn nhiều máy, doanh nghiệp có thể phân vai theo nhu cầu thay vì dùng các thiết bị giống hệt nhau. Khu vực có sản lượng cao có thể cần máy đáp ứng nhiều người dùng và khay giấy phù hợp; khu vực ít dùng có thể cần thiết bị gọn hơn. Nếu chỉ một bộ phận cần màu hoặc A3, không nhất thiết mọi tầng đều phải có cùng chức năng.
Cách phân vai cần được thể hiện rõ trong cài đặt máy in trên máy tính. Tên máy nên gắn với vị trí hoặc chức năng để người dùng không gửi nhầm lệnh sang tầng khác.
6. Tính phương án khi máy tạm dừng
Với một máy duy nhất, cần biết quy trình hỗ trợ và cách xử lý công việc khi máy bảo trì. Với nhiều máy, nên kiểm tra người dùng có thể chuyển lệnh sang máy còn lại hay không, khổ giấy và driver có tương thích với nhu cầu không.
Phương án dự phòng không có nghĩa phải thuê thêm một máy chỉ để chờ. Có thể là bố trí thiết bị khác đủ xử lý những tài liệu quan trọng, thống nhất đầu mối hỗ trợ và hướng dẫn người dùng cách chọn đúng hàng đợi khi cần chuyển máy.
7. Thông tin nên chuẩn bị để được tư vấn bố trí máy
- Sơ đồ tầng hoặc mô tả các khu vực làm việc.
- Số người và nhóm công việc ở từng khu vực.
- Sản lượng ước tính theo phòng ban, không chỉ tổng toàn văn phòng.
- Thời điểm thường phát sinh lượng in lớn.
- Nhu cầu màu, đen trắng, A3, A4, in hai mặt và scan.
- Yêu cầu riêng về bảo mật hoặc luân chuyển tài liệu.
- Vị trí có sẵn nguồn điện và kết nối mạng.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng phương án đơn giản rồi đối chiếu số liệu sau các kỳ sử dụng. Nếu người dùng thường xuyên phải chờ hoặc một khu vực hầu như không dùng máy, đó là cơ sở để điều chỉnh cách bố trí.
Khi cần thuê máy photocopy Ricoh, bạn có thể gửi Phước An thông tin mặt bằng, số người dùng và sản lượng từng khu vực để được tư vấn số lượng và cấu hình phù hợp.
