Một văn phòng có 20 người chưa chắc cần máy photocopy lớn hơn văn phòng chỉ có 5 người. Nếu phần lớn công việc được xử lý trên phần mềm, máy có thể chỉ in vài tập tài liệu mỗi ngày. Trong khi đó, một nhóm nhỏ làm hồ sơ có thể phải in, sao chụp và scan liên tục.
Vì vậy, khi chọn máy photocopy Ricoh, số nhân viên và tốc độ trang mỗi phút chỉ là thông tin ban đầu. Điều cần xác định rõ hơn là máy sẽ làm công việc gì, với khối lượng bao nhiêu và vào thời điểm nào.
1. Xác định sản lượng thực tế trước khi chọn model
Nếu văn phòng đang sử dụng máy photocopy, hãy lấy số liệu của vài tháng gần nhất thay vì ước lượng theo cảm giác.
Bạn có thể ghi chỉ số counter đầu kỳ và cuối kỳ để theo dõi lượng sử dụng. Nếu chưa biết cách xem, tham khảo hướng dẫn kiểm tra counter trên máy photocopy Ricoh.
Nên ghi riêng ba thông tin:
- Số bản in và photocopy trong một tháng thông thường.
- Sản lượng ở tháng bận nhất, chẳng hạn khi quyết toán hoặc làm hồ sơ dự án.
- Khối lượng tài liệu cần scan, vì nhu cầu này không thể hiện đầy đủ qua số bản in.
Nếu chưa có máy, có thể bắt đầu từ lượng tài liệu thường gửi in bên ngoài và các đầu việc cần xử lý nội bộ. Số ram giấy đã mua chỉ nên dùng để ước lượng ban đầu: giấy có thể còn tồn, dùng cho nhiều máy hoặc được in hai mặt.
Khi trao đổi với đơn vị cung cấp, cần thống nhất đang nói về tờ giấy hay mặt in. Ví dụ, một bộ hồ sơ 100 trang in hai mặt có thể dùng 50 tờ giấy, nhưng khối lượng nội dung vẫn là 100 mặt in.
Thông tin này giúp việc tư vấn cụ thể hơn nhiều so với yêu cầu “chọn giúp một máy cho văn phòng nhỏ”.
2. Xem cả giờ cao điểm, không chỉ tổng số bản mỗi tháng
Hai văn phòng cùng sử dụng 5.000 bản mỗi tháng vẫn có thể cần cấu hình khác nhau.
Văn phòng thứ nhất in rải rác trong ngày, mỗi lần vài trang. Văn phòng thứ hai thường phải hoàn thành nhiều bộ hồ sơ ngay trước giờ giao nhận. Tổng sản lượng giống nhau nhưng mức độ chờ đợi có thể chấp nhận lại khác nhau.
Hãy mô tả một đợt công việc bận nhất:
- Một lần thường in hoặc photocopy bao nhiêu trang?
- Có nhiều người gửi lệnh cùng lúc không?
- Tài liệu cần hoàn thành trong khoảng bao lâu?
- Trong lúc in, có người khác cần dùng máy để scan hoặc photocopy không?
Tốc độ công bố không phải thời gian hoàn thành toàn bộ công việc. Máy còn cần nhận và xử lý tài liệu; người dùng có thể phải nạp bản gốc, thêm giấy, chọn thiết lập và lấy tài liệu ra.
Cách kiểm tra dễ hiểu nhất là chạy thử một đầu việc giống công việc hằng ngày. Chẳng hạn, dùng một file PDF đại diện để in hai mặt, rồi kiểm tra thời gian chờ và thứ tự trang. Nếu tài liệu có thông tin riêng tư, hãy chuẩn bị bản mẫu đã bỏ dữ liệu nhạy cảm.
3. Nếu scan thường xuyên, hãy xem kỹ bộ nạp bản gốc
Có những văn phòng in ít nhưng mỗi ngày phải số hóa nhiều hợp đồng, chứng từ hoặc hồ sơ. Với nhóm này, cách máy xử lý bản gốc có thể ảnh hưởng đến công việc nhiều hơn tốc độ in.
Cần phân biệt rõ:
- In hai mặt: máy in nội dung lên hai mặt của giấy đầu ra.
- Scan hai mặt: máy đọc cả hai mặt của bản gốc.
Máy có chức năng in hai mặt không có nghĩa cấu hình được giao chắc chắn đáp ứng cách scan hai mặt bạn cần.
Khi xem máy, hãy yêu cầu chạy thử một tập tài liệu có cả hai mặt. Kiểm tra xem bộ nạp bản gốc có tự xử lý được hay người dùng phải lật giấy, file nhận được có đúng thứ tự và có dễ kiểm tra trang thiếu hay không.
Các dòng máy và tùy chọn bộ nạp bản gốc có thể khác nhau. Do đó, nên xác nhận cấu hình thực tế thay vì chỉ nhìn tên dòng máy.
Với tài liệu đóng quyển, giấy dễ rách hoặc bản gốc không phù hợp đưa qua bộ nạp, cũng cần thử thao tác trên mặt kính. Một quy trình thuận tiện với giấy rời chưa chắc thuận tiện với mọi loại hồ sơ.
4. Chốt nhu cầu khổ giấy và màu bằng tài liệu đang dùng
Trước khi chọn máy, hãy lấy vài mẫu tài liệu thường gặp để xác định những yêu cầu thật sự cần thiết.
Có cần A3 thường xuyên không?
Nếu công việc chỉ dùng A4, hãy nói rõ điều đó. Nếu có bản vẽ, bảng biểu hoặc biểu mẫu A3, cần kiểm tra cả nhu cầu in, photocopy và scan ở khổ này.
Không nên chỉ hỏi “máy có A3 không” rồi dừng lại. Hãy xem cách nạp giấy, chọn khay và xử lý đúng mẫu tài liệu của mình.
Có cần in màu tại văn phòng không?
Một văn phòng thường xuyên in biểu đồ cần phân biệt bằng màu sẽ có nhu cầu khác nơi chỉ thỉnh thoảng in một trang bìa.
Nên xác định loại tài liệu cần màu, tần suất sử dụng và mức chất lượng mong muốn. Nếu chỉ phát sinh rất ít, có thể cân nhắc phương án in ngoài; nếu tài liệu cần xử lý ngay hoặc cần giữ nội bộ, sự chủ động lại quan trọng hơn.
Có thường xuyên đổi loại giấy không?
Nếu phải luân phiên dùng A4, A3 và giấy tiêu đề, số khay cùng cách bố trí giấy sẽ ảnh hưởng đến thao tác hằng ngày.
Với giấy dày, nhãn hoặc loại giấy đặc biệt, cần kiểm tra giới hạn hỗ trợ của đúng model và đúng khay. Không nên mặc định loại giấy nào đặt vừa khay cũng sử dụng được.
5. Kiểm tra việc kết nối bằng máy tính đang sử dụng
Một chiếc máy chạy tốt khi photocopy tại chỗ vẫn cần được kiểm tra với môi trường làm việc của văn phòng.
Hãy cho đơn vị cung cấp biết:
- Máy tính đang dùng Windows hay macOS, phiên bản nào.
- Có bao nhiêu người cần kết nối.
- Máy photocopy sẽ đặt ở đâu và có sẵn đường mạng hay chưa.
- File scan cần chuyển về thư mục chung, email hay nơi nhận khác.
- Có cần giữ lệnh in để người gửi ra máy mới lấy tài liệu hay không.
Khả năng hỗ trợ phụ thuộc vào model, cấu hình và môi trường mạng. Các chức năng phục vụ công việc nên được cài đặt và thử trước khi xác nhận máy phù hợp.
Riêng scan về máy tính hoặc email, cần thống nhất ai phụ trách cấu hình và phối hợp với người quản lý hệ thống nếu có. Tránh đến ngày nhận máy mới phát hiện chưa chuẩn bị thư mục nhận file hoặc tài khoản cần thiết.
6. Với máy đã qua sử dụng, hãy đánh giá chiếc máy được giao
Khi mua máy cũ hoặc nhận máy thuê đã qua sử dụng, bảng thông số chỉ cho biết khả năng thiết kế của model. Tình trạng của chiếc máy cụ thể vẫn cần được kiểm tra.
Nên chạy thử các tác vụ bạn thực sự dùng:
- In từ máy tính và photocopy trên mặt kính.
- Sao chụp qua bộ nạp bản gốc.
- In hai mặt và lấy giấy từ các khay cần sử dụng.
- Scan một tập tài liệu rồi mở file để kiểm tra.
Quan sát độ rõ của chữ, vệt sọc, nền bẩn, tình trạng kéo giấy lệch và khả năng hoàn thành cả tập tài liệu. Một trang in thử đẹp chưa đủ để đánh giá việc xử lý một bộ hồ sơ nhiều trang.
Counter là thông tin nên ghi nhận, nhưng cần xem cùng tình trạng vận hành và lịch sử bảo trì nếu có. Không nên kết luận chất lượng máy chỉ từ một chỉ số.
Đối với máy thuê, hãy đề nghị đơn vị cung cấp xác nhận chiếc máy được giao đáp ứng khối lượng công việc đã trao đổi. Những điều kiện về hỗ trợ, thay đổi máy và trách nhiệm các bên được trình bày riêng trong bài 7 điều nên hỏi trước khi ký hợp đồng thuê máy photocopy.
Bảng thông tin nên chuẩn bị khi hỏi mua hoặc thuê máy
Bạn có thể điền bảng dưới đây và gửi cho đơn vị tư vấn. Các con số trong cột cuối chỉ là ví dụ minh họa, không phải định mức để chọn model.
| Thông tin | Cần mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Sản lượng thông thường | Số mặt in và photocopy mỗi tháng | Khoảng 5.000 mặt/tháng |
| Đợt cao điểm | Khối lượng và thời hạn hoàn thành | Có lúc cần 300 trang trong một buổi |
| Tài liệu chính | Loại file, khổ giấy, một hay hai mặt | Hợp đồng A4, thường in hai mặt |
| Nhu cầu màu | Tần suất và loại tài liệu | Chủ yếu đen trắng, ít in màu |
| Nhu cầu scan | Số trang mỗi tập, một hay hai mặt | Mỗi tập 30–50 trang, có bản gốc hai mặt |
| Người sử dụng | Số người và mức độ dùng đồng thời | 10 người, thường 2–3 người gửi lệnh gần nhau |
| Kết nối | Máy tính và nơi nhận file scan | Windows 11, scan về thư mục chung |
| Bất tiện đang gặp | Việc muốn cải thiện | Mất thời gian lật bản gốc khi scan |
Nếu chưa có số liệu chính xác, hãy ghi rõ đâu là ước lượng. Sau một thời gian sử dụng, có thể đối chiếu lại để điều chỉnh cấu hình hoặc phương án thuê.
Khi nào mới nên chọn model Ricoh cụ thể?
Sau khi làm rõ nhu cầu, hãy đề nghị đơn vị cung cấp đưa ra một vài model phù hợp và giải thích từng lựa chọn:
- Cấu hình nào đáp ứng công việc hiện tại?
- Cấu hình cao hơn giải quyết thêm việc gì?
- Những chức năng cần dùng đã có trên máy được giao hay phải bổ sung?
- Có thể chạy thử bằng tài liệu mẫu trước khi quyết định không?
Nếu một phương án đắt hơn, bạn cần biết phần chênh lệch đem lại lợi ích cụ thể nào: giảm thời gian chờ, scan thuận tiện hơn, thêm khay giấy hay đáp ứng sản lượng cao điểm.
Khi tìm hiểu dịch vụ cho thuê máy photocopy tại Phước An, bạn có thể gửi bảng nhu cầu trên cùng một vài mẫu tài liệu đã bỏ thông tin riêng tư. Đây là cơ sở để trao đổi về model và cấu hình thực tế, thay vì chọn máy chỉ theo tốc độ hoặc giá thuê ban đầu.
