Máy photocopy Ricoh có thể phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu để phù hợp với khổ giấy khác, chẳng hạn sao bản A4 lên A3 hoặc thu bản A3 về A4. Tuy nhiên, nếu đặt sai chiều bản gốc, chọn nhầm khay giấy hoặc dùng tỷ lệ không phù hợp, bản sao có thể bị mất mép, xoay sai hướng hoặc nằm lệch trên trang.
Tên nút và vị trí tùy chọn có thể khác giữa các dòng máy. Quy trình chung là xác định đúng khổ bản gốc, chọn khổ giấy đầu ra, chọn tỷ lệ rồi xem lại hướng giấy trước khi bấm Start.
1. Kiểm tra bản gốc và giấy đầu ra
Trước tiên, xác định tài liệu gốc là A4 hay A3 và muốn bản sao ra khổ nào. Kiểm tra khay đang có đúng giấy, các thanh chặn giấy ôm sát mép và màn hình nhận đúng khổ. Nếu khay được cài một khổ nhưng thực tế đặt khổ khác, máy có thể yêu cầu giấy hoặc tạo bản sao không đúng.
- A4 thường dùng cho tài liệu văn phòng thông thường.
- A3 có kích thước lớn gấp đôi A4 theo diện tích.
- Chiều dọc và chiều ngang phải được tính cùng với khổ giấy.
- Nếu dùng khay tay, cần chọn đúng khổ và loại giấy trên màn hình.
2. Đặt bản gốc đúng cách
Với một tờ hoặc tài liệu cần căn chỉnh chính xác, đặt bản gốc trên mặt kính theo dấu chỉ dẫn ở mép kính. Mặt cần sao úp xuống. Căn góc tài liệu đúng vị trí thay vì đặt giữa kính theo cảm tính.
Với nhiều trang rời có cùng khổ, có thể dùng khay nạp bản gốc nếu tài liệu phù hợp. Gỡ ghim, làm phẳng mép giấy và chỉnh thanh dẫn vừa sát. Không đưa giấy rách, dán keo hoặc quá mỏng vào khay nạp.
3. Dùng Auto Reduce/Enlarge khi nào?
Tùy chọn tự động phóng to/thu nhỏ thường dựa trên khổ bản gốc và khổ giấy đầu ra để tính tỷ lệ. Đây là lựa chọn thuận tiện khi máy nhận đúng khổ và người dùng chỉ cần nội dung vừa trên trang.
- Chọn chức năng Copy.
- Đặt bản gốc lên kính hoặc khay nạp.
- Chọn khay giấy hoặc khổ giấy đầu ra.
- Chọn Auto Reduce/Enlarge, Auto R/E hoặc tùy chọn có ý nghĩa tương đương.
- Kiểm tra chiều giấy, số bản rồi bấm Start.
Nếu máy không nhận đúng khổ bản gốc hoặc bản sao cần một tỷ lệ đặc biệt, nên chuyển sang chọn tỷ lệ thủ công.
4. Tỷ lệ A4 và A3 thường gặp
Khi hai khổ giấy có cùng hướng tương ứng, tỷ lệ tuyến tính thường dùng là khoảng 141% để phóng A4 lên A3 và khoảng 71% để thu A3 về A4. Đây là tỷ lệ tham khảo phổ biến; kết quả thực tế còn phụ thuộc vùng in được, lề bản gốc và chiều đặt giấy.
| Nhu cầu | Tỷ lệ thường dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| A4 lên A3 | Khoảng 141% | Kiểm tra chiều bản gốc và chiều giấy A3 |
| A3 về A4 | Khoảng 71% | Nội dung nhỏ hơn, chữ có thể khó đọc |
| Giữ nguyên khổ | 100% | Không phóng to hoặc thu nhỏ |
Nếu tài liệu có nội dung sát mép, nên sao thử một bản. Có thể giảm tỷ lệ thêm một chút để chừa lề thay vì cố dùng đúng tỷ lệ lý thuyết.
5. Chọn tỷ lệ thủ công
Trong màn hình Copy, tìm mục Reduce/Enlarge, Zoom hoặc tỷ lệ phần trăm. Chọn tỷ lệ có sẵn hoặc nhập giá trị theo khả năng của máy. Sau đó chọn khay giấy đầu ra và kiểm tra hình minh họa hướng giấy nếu màn hình hiển thị.
Khi cần căn vị trí chính xác, nên dùng mặt kính và sao thử một bản. Tài liệu đặt qua khay nạp có thể thuận tiện cho nhiều trang nhưng không phải lựa chọn tốt nhất khi cần kiểm soát mép và vị trí từng tờ.
6. Vì sao bản sao bị mất mép?
Máy photocopy thường có một vùng sát mép giấy không thể tái tạo đầy đủ. Ngoài ra, bản gốc đặt lệch, sai chiều hoặc tỷ lệ quá lớn cũng làm nội dung vượt khỏi vùng sao chép.
- Đặt lại bản gốc đúng dấu căn trên kính.
- Kiểm tra khổ và chiều giấy đã chọn.
- Giảm tỷ lệ vài phần trăm để tạo thêm lề.
- Kiểm tra tài liệu gốc có nội dung sát mép không.
- Thử dùng Auto Reduce/Enlarge nếu trước đó chọn thủ công.
7. Vì sao nội dung nằm lệch hoặc xoay sai?
Lỗi thường xuất hiện khi chiều bản gốc không khớp với chiều giấy trong khay. Máy có thể tự xoay trong một số điều kiện, nhưng không nên phụ thuộc hoàn toàn vào tính năng này.
Hãy quan sát ký hiệu A4, A4 ngang, A3 và hình hướng giấy trên màn hình. Nếu sao A4 lên A3, thử xoay bản gốc hoặc chọn khay có chiều giấy tương ứng. Chỉ thay đổi một yếu tố mỗi lần để dễ xác định nguyên nhân.
8. Lưu ý khi sao tài liệu nhiều trang
Trước khi chạy cả bộ, sao thử trang đầu và kiểm tra kích thước chữ, lề, chiều trang và thứ tự. Nếu tài liệu có cả trang dọc lẫn ngang, chế độ tự động có thể cho kết quả khác nhau giữa các trang. Khi yêu cầu trình bày đồng nhất, nên tách nhóm tài liệu theo khổ và chiều.
Không nên sao hàng loạt ngay khi chưa kiểm tra bản mẫu, đặc biệt khi dùng giấy A3 hoặc tài liệu có hình ảnh lớn, vì lỗi thiết lập sẽ làm lãng phí nhiều giấy.
9. Khi nào cần nhờ kỹ thuật hỗ trợ?
Nếu máy không nhận đúng khổ giấy dù khay đã đặt đúng, thường xuyên báo yêu cầu khổ khác, hoặc bản sao lệch bất thường ở mọi tỷ lệ, có thể cần kiểm tra cài đặt khay, cảm biến hoặc cấu hình máy. Hãy ghi lại model, khay đang dùng, khổ bản gốc, khổ giấy và ảnh màn hình thông báo.
Nếu cần hỗ trợ kiểm tra thiết bị, bạn có thể liên hệ dịch vụ sửa chữa máy photocopy của Phước An và cung cấp các thông tin trên để kỹ thuật viên tiếp nhận nhanh hơn.
